POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

Sinergy & Lowells, actuando en calidad de “Responsable del Tratamiento de Datos Personales”, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales como el envío de información que dé cuenta de la promoción de los productos y servicios que ofrece Sinergy & Lowells, cambios e innovaciones en los productos y/o servicios, webinars, webcast, seminarios, promociones y publicidad de productos y servicios nuevos, evaluación de la calidad de los productos o servicios prestados, realización de encuestas sobre hábitos de consumo, compartir los datos personales con los concesionarios autorizados de la red dentro o fuera del territorio, entre otros, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime “Datos Personales” correspondientes a personas naturales, tales como, trabajadores y familiares de éstos,  accionistas, consumidores, clientes, posibles clientes, trabajadores de clientes, trabajadores de posibles clientes, distribuidores, proveedores, posibles proveedores, trabajadores de los proveedores, trabajadores de los posibles proveedores, acreedores y deudores.

 

De acuerdo con lo anterior Sinergy & Lowells a través de su departamento jurídico se mantiene actualizado en las regulaciones que en esta materia son emitidas con el fin de actualizar los procesos vigentes acorde a las nuevas normas, para así:  minimizar los riesgos o incumplimientos y así proteger y garantizar la privacidad de los datos personales.

 

2.1  Deberes del responsable de tratamiento

 

Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de la SIC los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. 

  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.

  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

 

2.1  Derechos, de los titulares de los datos personales:  

 

Conocer los Datos Personales sobre los cuales Sinergy & Lowells está realizando el Tratamiento. 

De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

 

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Sinergy & Lowells SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

 

  • Ser informado por Sinergy & Lowells SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le hace a los Datos Personales.

 

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de datos personales.

 

  • Solicitar a  Sinergy & Lowells la suspensión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo,de acuerdo con los procedimientos establecidos. No obstante, la solución de suspensión de la información no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o  archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y  Sinergy & Lowells , en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

 

  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. 

 

2.2. Área responsable de la implementación  y cumplimiento de esta política.  

 

La vicepresidencia Administrativa y Financiera en coordinación con el área jurídica de Sinergy & Lowells  tiene a su cargo la labor del desarrollo, implementacion, capacitacion y cumplimiento de esta política. Para tal fin, todos los colaboradores que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de Sinergy & Lowells, están obligados a reportar estas bases de datos a la vicepresidencia Administrativa y Financiera y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciben por parte de los titulares de datos personales. 

             

La vicepresidencia Administrativa y Financiera en coordinación con el área jurídica de Sinergy & Lowells SAS también ha sido asignada por la empresa Sinergy & Lowells SAS como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

 

2.3. Autorización

 

Sinergy & Lowells debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre  los que requiera realizar el Tratamiento.   

 

  • Autorización previa: Significa que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

 

  • Autorización expresa: Quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que Sinergy & Lowells realice el tratamiento de sus datos personales.  Esta autorización puede darse a través de diferentes mecanismos.

 

- Por escrito, diligenciando un formato de autorización. 

- De forma oral, telefónica o en videoconferencia. 

- Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó la autorización, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones  de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.  

 

Nota:  En ningún caso Sinergy & Lowells entenderá el silencio del Titular como una conducta inequívoca.  Sea cual sea mecanismo utilizado por Sinergy & Lowells SAS, es necesario  que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad. 

 

  • Autorización Informada: Significa que al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informarse claramente de:

 

- Los datos personales que serán recolectados.

- La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.

- Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para que se va hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.

- Cuales son los derechos que tienen como titular de los datos personales; para el efecto de esta política.

- El carácter facultativo de la respuesta a la preguntas que sean hechas, cuando estas versen sobre sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

 

2.4. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible.  

 

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con: 

 

  • Origen racial o étnico,  

  • Orientación política, 

  • Convicciones religiosas / filosóficas, 

  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

  • Salud

  • Vida sexual

  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto)

 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones, consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. 

 

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Sinergy & Lowells  deberá:

 

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Datos Personales sensibles.

 

Nota:  Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

 

2.5.  Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. 

 

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Sinergy & Lowells sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños,niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos Sinergy & Lowells deberán obtener la autorización del representante legal del niño,niña, adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado,opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez,autonomía y capacidad para entender el asunto

 

2.6.  Procedimiento para atención de respuestas a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales. 

 

Los Titulares de los Datos Personales que están siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Sinergy & Lowells, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: 

 

 

Atención y respuesta a peticiones y consultas

 

¿En qué consiste el trámite?  

 

-  El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Sinergy & Lowells.  Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de petición, queja o consulta.  

 

-  Solicitar prueba de la autorización otorgada a Sinergy & Lowells  para la Información respecto del uso que se  le ha dado por LA EMPRESA a sus datos.

 

-  Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: Formato Tratamiento de sus Datos Personales 

personales. 

 

Información Corporativa de Sinergy & Lowells SAS

Vicepresidencia Administrativa y Financiera, 

Carrera 7a Bis No. 123-79

Bogota DC

Correo electrónico IT:  soporteit@sinergylowells.com - contratos@sinergylowells.com

Tel. 57 + 1 6001155 

 

Atención y respuesta por parte de Sinergy & Lowells : 

 

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la Política de Protección de Datos Personales, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5)  días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 


 

Atención respuestas a quejas y reclamos

 

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Sinergy & Lowells, a través de una queja o reclamo.  

 

  • La corrección o actualización de la información.

  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización.

  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los datos personales. 

 

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 

 

El único medio habilitado para realizar cualquier solicitud de petición, consulta, queja o reclamo es el siguiente:

 

Medios habilitados. 

 

  • Ingresar a la pagina de Sinergy & Lowells http://www.sinergylowells.com/

  • En la pestaña de contáctenos seleccione la opción Solicitud Ley 1581 de 2012 

  • Ingresar la información de la solicitud, queja, petición, reclamo, consulta, diligenciando todos los campos obligatorios   inclusive su correo electrónico. Esta información debe contener la información mínima de conformidad con la ley 1581 de 2012 Título V Procedimientos.    

 

Atención y respuesta por parte de la empresa

 

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Sinergy & Lowells  deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo la información pendiente. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

 

En caso que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera de Sinergy & Lowells, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

 

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. 

 

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere Política de Protección de Datos Personales posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

De acuerdo con las solicitudes que se reciban

 

2.7. Estado de solicitudes de acuerdo al trámite. 

 

El solicitante para conocer el estado de su solicitud deberá escribir a través de la pagina web de Sinergy & Lowells http://www.sinergylowells.com/, en la pestaña de contáctenos seleccione la opción solicitud  de Estado y una vez registrada en un término de 05 días hábiles la persona encargada del tratamiento de datos personales  le informará el estado de su solicitud.

Los estaod de las solicitudes son los siguientes:

 

  • Reclamo en trámite

  • Reclamo Contestado

  • Información en discusión Judicial

 

2.8. Información recibida en forma pasiva. 

 

Cuando se accede o utiliza los servicios contenidos dentro de los sitios web Sinergy & Lowells SAS, podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopila información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Sinergy & Lowells  tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet. 

 

2.9. Seguridad de los datos personales.  

 

Sinergy & Lowells en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Sinergy & Lowells  se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Sinergy & Lowells SAS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.


 

2.10. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

 

Sinergy & Lowells  podrá revelar a sus compañías vinculadas los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. 

 

2.10. Legislación aplicable

 

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 

 

2.11. Conservación de registros

 

Los datos personales se almacenan, imprimen, copian y se tratan de manera segura, por lo tanto Sinergy & Lowells  tomará todas las medidas para proteger  la información contra pérdidas, abuso, adulteración acceso o uso no autorizado o fraudulento.  Igualmente sus proveedores se encuentran obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha información como confidencial y no podrán tratar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente

 

Los datos personales se conservan por el tiempo que se requiere según el propósito autorizado y de acuerdo con las polìticas de retención de registros que apliquen según el tipo de informaciòn.

 

2.12. Vigencia

 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 02 de Enero de 2014. 
 

3.    PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

 

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4. DOCUMENTOS DE RELACIONADOS

 

Ley 1581 de 2012

Decreto 1377 de 2013

Decreto 1727 de 2009 y demás normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan.

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