Outsourcing de nómina: Aspectos legales del outsourcing de nómina en Colombia

Juan Esteban Blanco
29 oct
3 Min. de lectura

En Colombia, externalizar la nómina se ha convertido en una estrategia clave para que las empresas optimicen tiempos y recursos, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social. Sin embargo, este proceso conlleva responsabilidades legales que no pueden ser omitidas.

En el presente artículo abordaremos y explicaremos el marco normativo vigente y las obligaciones que tienen las diferentes empresas para garantizar que el outsourcing de nómina sea eficiente, seguro y alineado con la ley. En Sinergy & Lowells te contamos.

Marco legal del outsourcing de nómina

El outsourcing de nómina no exime a las empresas de sus diferentes obligaciones legales frente a sus empleados o trabajadores. Por el contrario, establece responsabilidades compartidas entre la empresa y el proveedor del servicio de outsourcing. Para operar de manera correcta, es necesario cumplir con varias normas que regulan la gestión laboral, tributaria y la protección de datos en Colombia.

Algunas de ellas son:

Ley 1314 de 2009: Regula la información financiera y contable de las empresas, garantizando que los registros contables y de nómina estén correctamente soportados y auditables.

Ley 1581 de 2012: Establece la protección de datos personales, asegurando que la información sensible de los trabajadores sea tratada con total confidencialidad y de acuerdo a la normativa de privacidad.

Decreto 806 de 2020: Establece disposiciones sobre la tercerización de servicios y obligaciones frente a la seguridad social, incluyendo los pagos de salud, pensión y riesgos laborales.

Ley 1607 de 2012: Regula aspectos tributarios que impactan en la liquidación de nómina, como retenciones en la fuente, aportes parafiscales y deducciones aplicables.

Cumplir con estas normas no solo asegura que la empresa se mantenga dentro del marco legal, sino que también protege la confianza de los colaboradores.

Responsabilidades y buenas prácticas

Al externalizar la nómina, la empresa debe supervisar que el proveedor:

Realice liquidaciones salariales correctas y oportunas.
Genere pagos de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales de acuerdo con la normativa vigente.
Mantenga la confidencialidad y seguridad de la información de los empleados
Actualice los procesos ante reformas laborales o tributarias

Además, es importante implementar auditorías jurídicas y un sistema de seguimiento permite garantizar que el outsourcing cumpla con los estándares legales y operativos de la empresa.

Riesgos del incumplimiento legal

Externalizar la nómina sin cumplir con las normativas vigentes puede generar consecuencias graves para las empresas. Entre los principales riesgos se encuentran sanciones económicas impuestas por el Ministerio del Trabajo y la DIAN, multas por errores en pagos de seguridad social y prestaciones, así como posibles demandas de empleados por liquidaciones incorrectas o atrasos en sus pagos.

Outsourcing de nómina de Sinergy & Lowells

Contar con un aliado estratégico como Sinergy & Lowells asegura que la externalización de la nómina cumpla con todas las obligaciones legales que se encuentren vigentes en Colombia. Su equipo de expertos y su plataforma multi-parametrizable garantizan pagos precisos, el manejo seguro de información y el cumplimiento de normas laborales, tributarias y de protección de datos.

De esta manera, la empresa puede enfocarse en su crecimiento y gestión del talento humano, mientras su nómina se administra de forma eficiente, confiable y completamente alineada con la legislación colombiana.