¿Qué es la Nómina Electrónica?

Actualizado: jul 1

En este artículo conoceremos un poco más sobre la nómina electrónica y por qué deberíamos de implementarla en nuestra empresa.


Empecemos a conocer qué es la Nómina Electrónica. Este es un documento digital equivalente a la nómina tradicional de los empleados. Se realiza a partir de softwares destinados a tal función, esto origina que sea más sencillo que las nóminas tradicionales, ya que varios programas tienen las funciones automatizadas. Además al ser digital no necesita estar impreso en un papel, se envía directamente al correo electrónico del empleado, por lo que se tiene acceso cuando se desee a ella y se evitan los riesgos de pérdida de la información.


Este documento debe de ser enviado a la Dian y validada por esta, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos en la resolución 000013 de febrero de 2021. Su procedimiento y funcionamiento es igual al de la factura electrónica y así como pasó con la factura electrónica los softwares dedicados a ellos deben de integrar la nómina electrónica como un servicio adicional.


El periodo de generación debe de darse mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordados con los trabajadores. Si el empleador realiza los pagos de sueldo quincenal o semanalmente debe de juntar esas nóminas para poder hacer un reporte mensual. El plazo para enviarlo a la Dian es hasta los primeros 10 días del mes siguiente al mes a reportar.


¿Quiénes deben de implementarla?


Toda empresa que contrate personal mediante un contrato de trabajo debe de generar la nómina electrónica según la resolución 000013 de 2021. Si bien no se ha fijado esta obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, se debe de entender que a partir del empleado 1 surge la obligación.


Lo que si se señala es que la obligación de implementar la nómina electrónica es para quienes requieren soportar los costos y gastos relacionado con el pago de nómina, por lo tanto si un empleador no declara renta no estaría en la obligación de generar dicha nómina.


Ventajas de la nómina electrónica



El uso de la nómina electrónica se está volviendo cada vez más común dentro de las empresas, ya que ofrece más ventajas que la nómina tradicional y poco a poco esta se va a ver sustituida por completo.


Te dejamos algunas ventajas:


  • Reduce el tiempo: La ejecución por parte de la empresa y la consulta por parte del empleado se ve minimizada drásticamente, ya que se utiliza un software que tiene funciones automatizadas y se envía al correo del trabajador para que tenga acceso rápido y directo en cualquier momento.

  • Reduce el espacio: Al ser digital ya no se necesita espacio físico para poder almacenar los documentos y seguir trabajando con un mayor volumen de documentación. Además de evitar el traspapeleo, el tiempo de búsqueda y los errores que se puedan originar.

  • Accesibilidad: Debido a que está generada a través de un programa informático, no es posible perder la información y se puede tener acceso de una manera más rápida y eficaz a todos los documentos.