Liquidación de nómina: Errores comunes y cómo evitarlos

Juan Esteban Blanco
27 may
4 Min. de lectura

Actualizado: 10 jun

En Colombia la liquidación de nómina puede volverse compleja debido a la cantidad de variables legales y tributarias involucradas. En el presente artículo abordaremos y explicaremos cuáles son los errores más comunes que se presentan en el proceso de liquidación de nómina. En Sinergy & Lowells te contamos.

¿Qué es la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina es el proceso mediante el cual una empresa calcula, paga y documenta todas las percepciones y deducciones correspondientes a un empleado al finalizar un periodo de pago (semanal, quincenal o mensual) o al terminar la relación laboral (ya sea por despido, renuncia o terminación de contrato).

Es importante mencionar que en nómina, existen dos contextos para hablar de liquidación:

Liquidación periódica de nómina

Es la que se realiza de manera regular para calcular el pago del salario y las prestaciones que corresponden en cada periodo. Incluye:

Ingresos

Sueldo básico
Horas extras (diurnas, nocturnas, dominicales y festivos)
Recargos nocturnos
Comisiones
Bonificaciones habituales (en caso de que hagan parte del salario)

Deducciones

Aporte a salud (4% del salario, pagado por el trabajador)
Aporte a pensión (4% del salario)
Retención en la fuente (si aplica, según la tabla de la DIAN)
Embargos judiciales, cuotas sindicales, préstamos, etc.

Total

Salario neto a pagar.

Liquidación final por terminación de contrato

Se realiza al finalizar el contrato de trabajo, ya sea por renuncia, despido o finalización del contrato a término fijo. Incluye:

Pagos obligatorios

Salario pendiente (días laborados no pagados)
Vacaciones proporcionales no disfrutadas
Cesantías proporcionales
Intereses sobre cesantías (12% anual, proporcional al tiempo trabajado)
Prima de servicios proporcional (si aplica)
Indemnización (únicamente en casos de despido sin justa causa)

¿Cuáles son los erroes más comunes en la gestión de nóminas?

Errores en el cálculo del salario y horas trabajadas

Cálculo incorrecto de horas extras:

No aplicar los recargos correctos (nocturno, dominical o festivo) o calcularlas sobre un salario base erróneo.

Errores en la liquidación de ausencias:

Descontar días de manera incorrecta por inasistencias, licencias no remuneradas o suspensiones.

No aplicar correctamente las deducciones de nómina:

Errores en el cálculo de la retención en la fuente, aportes a seguridad social (salud, pensión y ARL) y parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación familiar)

Confusión con los componentes salariales:

No distinguir correctamente entre salario ordinario, comisiones, bonificaciones y otros pagos que integran la base para diferentes cálculos.

Errores al liquidar el auxilio de transporte:

No verificar si el empleado tiene derecho a este auxilio o calcularlo incorrectamente.

Errores en las prestaciones sociales

Cálculo incorrecto de la prima de servicios

No tener en cuenta todos los factores salariales o calcularla sobre un periodo diferente al legalmente establecido.

Errores en la liquidación de cesantías e intereses:

Calcular las cesantías sobre un salario base incorrecto o no liquidar los intereses anuales sobre el saldo de las cesantías.

Liquidación errónea de vacaciones:

No calcular correctamente la base salarial para las vacaciones o no conceder el número de días correspondientes.

Errores en la seguridad social y parafiscales

Errores en la base de cotización (IBC):

No incluir todos los pagos que constituyen IBC o exceder los topes legales.

Aplicación incorrecta de las tarifas de cotización:

Utilizar tarifas desactualizadas o equivocadas para salud, pensión, ARL y parafiscales.

No realizar los aportes dentro de los plazos legales:

Este error genera intereses de mora y sanciones.

Errores en la retención en la fuente

Aplicar un procedimiento de retención incorrecto:

No utilizar la tabla de retención adecuada o no tener en cuenta las UVT (Unidades de Valor Tributario) correctas.

No considerar las deducciones permitidas:

Omitir deducciones por dependientes, intereses de vivienda, salud prepagada, etc.

Errores en el cálculo del ingreso base de retención:

No excluir los ingresos no constitutivos de renta ni las rentas exentas.

¿Cómo ayuda el Outsourcing de Nómina a reducir los errores en la liquidación de nómina?

El Outsourcing de Nómina ayuda significativamente en la reducción de errores en la liquidación de nómina, por medio de diferentes mecanismos clave como:

Conocimiento especializado y experiencia:

Expertos dedicados:

Los proveedores de Outsourcing de Nómina como Sinergy & Lowells, cuentan con equipos de profesionales especializados y actualizados en legislación laboral y tributaria en Colombia. Esto incluye el Código Sustantivo del Trabajo, las leyes de seguridad social, parafiscales, retención en la fuente y las modificaciones normativas que se puedan presentar.

Enfoque principal:

La liquidación de nómina es su actividad principal, por lo cual se invierte de manera continua en capacitaciones y herramientas para asegurar la precisión.

Uso de tecnología avanzada y especializada:

Software de nómina avanzado:

El uso de sistemas de nómina robustos y actualizados automatizan cálculos y procesos, minimizando el riesgo de errores humanos en la digitación, aplicación de tarifas y deducciones.

Parametrización y configuración:

Estos sistemas son configurados con normas específicas de la legislación colombiana y las políticas de cada empresa, asegurando la correcta aplicación de cada concepto.

Integración de datos:

Permiten la integración con otros sistemas de la empresa (como el de gestión control de asistencia, lo cual reduce la necesidad de ingresar datos de manera manual.

Procesos estandarizados y controles de calidad:

Flujos de trabajo definidos:

Las empresas de outsourcing de nómina como Sinergy & Lowells cuentan con procesos de liquidación nómina que están bien definidos y probados, con múltiples etapas de revisión y aprobación para identificar y corregir posibles errores antes del pago.

Auditorías internas:

Se realizan auditorías internas periódicas para asegurar la exactitud de los cálculos y el cumplimiento normativo.

Actualización normativa constante

Monitoreo legal

Estar al tanto de los cambios en la legislación laboral y tributaria en Colombia es otro aspecto importante, esto asegura que la nómina se liquide siempre de acuerdo con las últimas regulaciones. Esto evita errores por desconocimiento de nuevas leyes o interpretaciones.

Reducción de la carga administrativa

Al externalizar la nómina, el personal interno de Recursos Humanos se libera de la tarea operativa y repetitiva de la liquidación, lo cual les permite enfocarse en actividades más estratégicas y reduce la posibilidad de errores por sobrecarga de trabajo.

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