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Declaración de Renta en Colombia: El Rol de la Empresa y sus Empleados
- Santiago Barragán
- hace 19 horas
- 4 Min. de lectura
Al momento de hacer la Declaración de Renta en Colombia, las personas naturales, requieren de una gran cantidad de documentos, entre ellos, los que puede proporcionar la empresa donde realizan su labor. Esta última posee un rol clave con diferentes dimensiones y por ello en Sinergy HCM le contamos el rol que tienen las empresas cuando los empleados realizan su obligación tributaria.
¿Cuál es la función de la empresa en la declaración de renta de los trabajadores?
En sí, el rol de la empresa frente al trabajador en el momento de declarar renta tiene tres grandes dimensiones:
1. Agente de retención:
La empresa actúa como responsable de practicar y consignar la retención en la fuente sobre los pagos laborales mes a mes. Esto significa que el impuesto no lo calcula ni lo paga el trabajador directamente al Estado, sino que la empresa lo descuenta del salario y lo traslada a la DIAN. Al final del año, el trabajador ya tiene parte (o todo) de su impuesto "prepagado" a través de esas retenciones.
2. Certificador de información:
La empresa es la fuente oficial de los datos que el trabajador necesita para declarar. No basta con que el trabajador recuerde cuánto ganó, ya que la DIAN exige que esa información esté respaldada por documentos expedidos formalmente por el empleador (principalmente el Formulario 220). Si el trabajador declara un valor diferente al que la empresa reportó a la DIAN en su información exógena, se genera una inconsistencia que puede derivar en sanciones.
3. Facilitador de deducciones:
A lo largo del año, la empresa es quien aplica (o debería aplicar) las deducciones y rentas exentas a las que tiene derecho el trabajador al momento de calcular la retención mensual, entre ellos se encuentran dependientes económicos, intereses de vivienda, medicina prepagada, aportes a pensión y demás obligaciones. Al certificar esos valores al cierre del año, le permite al trabajador reflejarlos correctamente en su declaración y reducir su base gravable.
La empresa no solo es un simple espectador o un actor administrativo, hay que saber que es el puente entre el trabajador y la DIAN, además, la calidad con que cumpla ese rol determina en gran medida si el trabajador puede declarar correctamente, pagar lo justo y evitar problemas con el fisco.
Documentación que la empresa está obligada a entregar
Certificado de Ingresos y Retenciones (Formulario 220)
Es el documento más importante que la empresa debe facilitar. Resume todo lo que pagó durante el año, como el salario, las primas, bonificaciones y demás ingresos laborales. También refleja cuánto descontó mes a mes con la retención en la fuente. Sin este certificado, no se pueden acreditar los ingresos ante la DIAN ni demostrar lo que ya se pagó de impuesto.
Certificado de aportes a seguridad social
Detalla los aportes realizados a salud (EPS), pensión (AFP) y riesgos laborales (ARL) durante el año, discriminando la parte que pagó el empleado y la que pagó la empresa. Los aportes obligatorios a salud y pensión que salieron del bolsillo del trabajador no son renta gravable, lo que reduce la base de impuesto, en otras palabras, este documento permite acreditar ese beneficio correctamente.
Certificado de aportes a pensión voluntaria y/o AFC
Si durante el año se ahorró en un fondo de pensión voluntaria o en una cuenta AFC (Ahorro para el Fomento de la Construcción), esos aportes pueden restarse de la base gravable hasta los límites que fija la ley. La entidad administradora o el empleador deben certificar esos montos. Es una de las deducciones más poderosas y menos aprovechadas por los trabajadores.
Certificado por dependientes económicos
Si se poseen hijos, cónyuge sin ingresos u otros dependientes a cargo, la ley permite descontar hasta el 10 % de ingresos brutos como deducción mensual. Durante el año, esta deducción se aplica directamente en la retención en la fuente. Al cierre del año, la empresa debe certificar los valores que reconoció por este concepto para que se pueda reflejar en la declaración.
¿Cuándo vence el plazo para entregar los documentos? ¿Qué pasa si no se entrega a tiempo?
El Estatuto Tributario establece que el empleador debe expedir el Certificado de Ingresos y Retenciones (Formulario 220) a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al gravable. Los demás certificados complementarios (seguridad social, AFC, etc.) no poseen una fecha legal expresa, pero por coherencia práctica deben estar disponibles en el mismo plazo, ya que el trabajador los necesita para declarar dentro de los plazos que fija la DIAN, para el 2026 será entre el 12 de agosto y el 26 de octubre para personas naturales.
Por otro lado, si no se entrega a tiempo los certificados más importantes, las consecuencias son para los dos lados:
Para la empresa: El artículo 667 del Estatuto Tributario establece una sanción para el empleador que no expida oportunamente los certificados. La multa equivale al 5 % del valor de los pagos o abonos que debían certificarse, y puede ser impuesta directamente por la DIAN mediante un proceso administrativo.
Para el trabajador: Aunque la demora es culpa del empleador, quien termina perjudicado en la práctica es el empleado. Sin los certificados no se pueden acreditar deducciones ni rentas exentas, lo que puede traducirse en una base gravable más alta y, por tanto, un mayor impuesto a pagar. Además, si declara con información incompleta o inconsistente frente a lo que la empresa reportó a la DIAN, puede quedar expuesto a una sanción por inexactitud.
Software de Nómina
Implementar un software de nómina representa múltiples ventajas para las empresas y sus empleados, especialmente en un periodo clave e importante como lo es la declaración de renta. La agilidad en la generación de certificados y reportes es uno de los principales beneficios sin depender de largos procesos manuales, esto sumado, a la exactitud que posee el Software de Nómina de Sinergy HCM que realiza cálculos a la normatividad vigente, reduciendo significativamente el riesgo de inconsistencias frente a la DIAN y cumpliendo el Estatuto Tributario.
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