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Outsourcing de nómina: ¿Cómo funciona la nómina electrónica?
- Robinson Amortegui Rubiano
- 10 jun
- 3 Min. de lectura
La transformación digital también ha llegado a los procesos laborales y uno de los más relevantes en Colombia es la implementación de la nómina electrónica. Esta obligación no solo responde a un marco normativo impuesto por la DIAN, sino que representa una oportunidad para que las empresas optimicen su gestión contable, administrativa y tributaria.
Entender cómo funciona la nómina electrónica y cuáles son sus beneficios es clave para evitar sanciones, mejorar la organización interna y proyectar una imagen profesional ante trabajadores y entidades regulatorias. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
La nómina electrónica funciona como un documento digital obligatorio que registra y reporta ante la DIAN todos los pagos laborales efectuados por una empresa a sus trabajadores. Esta información debe incluir detalles como el pago de nómina, salario base, auxilio de transporte, horas extras, deducciones, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y cualquier otro concepto asociado al contrato laboral. Cada registro de nómina electrónica debe cumplir con lo establecido en la resolución vigente, generarse mensualmente, firmarse de forma digital y enviarse a través de un proveedor autorizado o mediante un software de nómina electrónica debidamente habilitado.
Además, debe garantizarse el soporte adecuado de estos pagos ante cualquier auditoría o revisión fiscal. Su correcta emisión es clave no solo para el cumplimiento normativo, sino también para efectos contables como el cálculo del impuesto sobre la renta, la integración con la planilla, y la trazabilidad de ajustes, correcciones o novedades de nómina. Este sistema optimiza los acuerdos laborales, facilita la automatización de reportes y fortalece el control interno en la gestión del pago de nómina electrónica.
¿Quiénes están obligados a presentar la nómina electrónica?
Están obligados a emitir nómina electrónica todos los empleadores que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria. Es decir, cualquier empresa, sin importar su tamaño, que tenga trabajadores vinculados mediante contrato laboral debe cumplir con esta obligación, incluso si solo tiene un empleado. También aplica para entidades públicas, privadas y personas naturales que contraten personal.
¿Cuál es la fecha límite para emitir la nómina electrónica?
La fecha límite para emitir la nómina electrónica varía según el calendario establecido por la DIAN, pero en términos generales, esta debe generarse y transmitirse a más tardar el décimo día hábil del mes siguiente al periodo de pago correspondiente. No cumplir con esta fecha puede generar sanciones económicas y la imposibilidad de deducir los gastos laborales en la declaración de renta.
¿Qué beneficios le da a la empresa ante la DIAN la nómina electrónica?
El uso de nómina electrónica permite a las empresas tener mayor control sobre sus obligaciones laborales, garantizar la trazabilidad de los pagos y acceder a beneficios tributarios. También mejora la relación con la DIAN, al evitar errores y facilitar procesos de verificación. Además, contribuye a la transparencia, reduce el uso de papel, y mejora la seguridad y almacenamiento de la información.
Contar con un proveedor experto como Sinergy & Lowells es clave para garantizar el cumplimiento total del proceso de nómina electrónica. Su servicio de outsourcing de nómina se encarga de toda la gestión: desde la recolección de datos y cálculo de pagos hasta la generación y validación de los documentos electrónicos ante la DIAN, garantizando precisión, puntualidad y legalidad.
Con el respaldo tecnológico de Sinergy & Lowells, las empresas pueden liberar a su equipo de recursos humanos de tareas operativas, reducir errores, y enfocarse en el crecimiento estratégico. Además, su experiencia en legislación laboral colombiana asegura el cumplimiento normativo, protegiendo a las empresas ante cualquier eventualidad jurídica o tributaria.
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