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Outsourcing de nómina: ¿Cuánto cuesta hacer una nómina en Colombia?
- Daniel Moreno
- hace 4 días
- 3 Min. de lectura
Actualizado: hace 3 días
La gestión de nómina en Colombia es uno de los procesos más delicados al momento de administrar el cálculo y el pago del salario de los empleados. Este proceso implica cálculos precisos, cumplimientos en normativas laborales, manejo de datos confidenciales y una actualización frecuente a cambios legales y reformas laborales. En Sinergy & Lowells hemos identificado que aunque muchas empresas se responsabilizan de este proceso internamente, pocas tienen claridad sobre cuánto cuesta realmente gestionar la nómina en Colombia y qué elementos influyen en estos costos. En el presente artículo te explicamos los elementos que determinan este costo, cuáles son los gastos directos e indirectos y el porqué las empresas están usando cada vez más el outsourcing de nómina.
¿Qué realmente determina el costo al gestionar la nómina?
Los factores que influyen son aquellos que afectan directamente el tiempo, la complejidad y los recursos que una empresa debe destinar, es decir:
Número de empleados
Cuánto más colaboradores = mayor cantidad de cálculos, novedades, liquidaciones, incapacidades, horas extras. En esta gráfica te lo explicamos:
Tipos de contrato y estructura laboral
Los costos aumentan cuando la empresa maneja diferentes modalidades:
Término fijo
Término indefinido
Prestación de servicios
Contratos por obra labor
Personal por turnos
3. Por rotación y novedades de personal
Las empresas con rotaciones constantes requieren más tiempo ejecutivo para gestionar ingresos, retiros, liquidaciones, incapacidades, recargas o ausencias.
4. Actualizaciones normativas
Colombia es uno de los países con mayor variabilidad en sus normativas laborales, lo que obliga a las empresas a mantenerse en actualización constante para asegurar una correcta gestión de nómina y cumplimiento legal.
¿Cuáles son los costos directos de gestionar la nómina en Colombia?
¿Cuánto cuesta el personal de Recursos Humanos?
El costo operativo del equipo de R.R.H.H. incluye el tiempo destinado a tareas como:
Cálculo de novedades.
Liquidación de prestaciones sociales.
Reporte de seguridad social.
Manejo de incapacidades, ausencias y novedades contractuales.
¿Cuánto cuesta un software de nómina?
El uso y mantenimiento de un software especializado requiere inversión continua en:
Licencias.
Actualizaciones.
Soporte técnico.
Adaptaciones normativas frente a reformas laborales.
Cantidad de empleados.
¿Cuánto debe invertir una empresa en seguridad y protección de datos?
La información de nómina es altamente sensible, por lo que se debe disponer de:
Sistemas de seguridad.
Copias de respaldo.
Protocolos de acceso y auditoría.
Formación y actualización
El equipo encargado debe capacitarse continuamente para cumplir con los cambios y regulaciones que exigen la UGPP y algunas entidades tributarias.
¿Cuáles son los costos indirectos u ocultos al gestionar la nómina?
Además de los costos directos, existen costos indirectos u ocultos que pueden aumentar significativamente los gastos para gestionar la nómina de la empresa. Entre estos se encuentran:
¿Cómo afectan los reprocesos al costo de la nómina?
Cuando los cálculos no son correctos, el equipo de R.R.H.H. debe rehacer tareas, lo que incrementa el tiempo invertido y los recursos utilizados.
¿Qué impacto tiene una nómina mal gestionada en la operación?
La ineficiencia en la nómina afecta directamente procesos como:
Finanzas.
Contabilidad.
Clima laboral y bienestar del personal.
¿Cuánto cuesta realmente la nómina en Colombia?
En realidad el costo va mucho más allá del pago de un analista o a la licencia de un software de nómina; incluye todos los recursos necesarios para asegurar una nómina precisa, segura y alineada por la ley. Por eso, cada empresa termina asumiendo un valor distinto según su tamaño, su estructura interna y la complejidad de sus procesos.
Outsourcing de nómina: una alternativa para optimizar costos
Determinar cuánto cuesta la gestión de nómina en Colombia no es tan simple como sumar salarios y licencias. Este es un proceso que involucra horas de trabajo, tecnología, seguridad, actualización normativa y un alto riesgo si no se ejecuta correctamente. Por esta razón muchas empresas como Sinergy & Lowells, están evaluando alternativas que les permitan reducir costos y enfocarse en su crecimiento.
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