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Gestión de la nómina electrónica ante la DIAN 2026
- Daniel Moreno
- hace 5 horas
- 3 Min. de lectura
La nómina electrónica se ha convertido en un pilar fundamental del cumplimiento tributario y laboral. Para 2026, las empresas deben enfrentar mayores niveles de control, fiscalización y exigencia por parte de la DIAN, lo que hace indispensable una gestión precisa, actualizada y técnicamente correcta de este proceso. En Sinergy & Lowells te contamos cómo funciona la nómina electrónica, cuáles son sus obligaciones en 2026 y por qué su correcta administración es clave para la sostenibilidad empresarial.
¿Qué es la nómina electrónica y por qué es obligatoria en 2026?
La nómina electrónica es el documento digital mediante el cual las empresas reportan a la DIAN los pagos derivados de la relación laboral, incluyendo salarios, prestaciones sociales, auxilio de transporte, deducciones, aportes a seguridad social y demás conceptos asociados a la nómina. Este reporte se envía en formato XML y es obligatorio para que estos pagos sean aceptados como costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.
Este año fiscal, la nómina electrónica no solo mantiene su obligatoriedad, sino que se consolida como un mecanismo de control permanente, permitiendo a la autoridad tributaria cruzar información en tiempo real con declaraciones, retenciones, PILA y otros sistemas de reporte.
Marco normativo de la nómina electrónica ante la DIAN
La gestión de la nómina electrónica ante la DIAN se rige por resoluciones y actualizaciones normativas que establecen los plazos, condiciones técnicas y validaciones del sistema. Estas normas definen:
La estructura del documento soporte de pago de nómina
Los eventos de generación, transmisión, validación y ajuste
Los tiempos máximos de envío
Los errores que generan rechazo del documento
Información que debe incluir la nómina electrónica
La información que debe incluir la nómina electrónica en 2026 debe ser completa, coherente y consistente con la realidad laboral de cada trabajador, ya que de ello depende su validación ante la DIAN. Este documento debe contener la identificación del empleador y del trabajador, el periodo de pago, los conceptos devengados como salario, horas extras, recargos y comisiones, así como las deducciones correspondientes a salud, pensión, fondo de solidaridad y retenciones en la fuente. Adicionalmente, debe reflejar el valor neto pagado, las novedades laborales presentadas durante el periodo y cualquier ajuste o corrección realizada, garantizando trazabilidad y concordancia con la contabilidad y la seguridad social.
Errores comunes en la gestión de la nómina electrónica
Uno de los principales desafíos en 2026 es la frecuencia de errores operativos, entre los más comunes se encuentran:
Diferencias entre la nómina y la PILA
Cálculos incorrectos de aportes
Envíos fuera de plazo
Inconsistencias entre salario, IBC y prestaciones
Falta de control sobre ajustes o notas de corrección
Estos errores no solo impactan el cumplimiento tributario, sino también la relación laboral y la reputación de la empresa frente a empleados y entidades de control.
Outsourcing de nómina como aliado estratégico
La gestión de la nómina electrónica ya no es un simple trámite administrativo. En 2026, se convierte en un proceso estratégico que impacta directamente la planeación financiera, el control de costos, la transparencia y la toma de decisiones empresariales. Una nómina bien gestionada permite contar con información confiable, reducir contingencias legales y fortalecer el cumplimiento integral frente a la DIAN y demás entidades. En un entorno normativo cada vez más exigente, la gestión de nómina requiere conocimiento técnico, actualización constante y control absoluto del proceso. Por esta razón, el Outsourcing de nómina de Sinergy & Lowells se convierte en una solución empresarial para las organizaciones que buscan garantizar cumplimiento, reducir riesgos y optimizar su operación, delegando la administración de la nómina en expertos.
Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.