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Ley de protección de datos personales: ¿Qué es? y ¿Cómo cumplirla de manera eficiente?
- Juan Esteban Blanco
- 7 nov
- 3 Min. de lectura
Al incluir el manejo constante de información sensible de los empleados como datos personales, historial laboral, salarios, deducciones, etc; las empresas en Colombia deben cumplir de manera estricta con la Ley 1581 de 2012, conocida comúnmente como la Ley de Protección de Datos Personales. En el presente artículo abordaremos y explicaremos en qué consiste y cómo darle cumplimiento de manera efectiva. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia?
La Ley 1581 de 2012 tiene como propósito garantizar que los datos personales sean recolectados, almacenados y utilizados con autorización, siempre y cuando tengan un fin legítimo y bajo ciertos criterios de seguridad. Esta Ley tiene aplicación en todas las empresas que traten o manejen datos personales, ya sea de clientes, proveedores o trabajadores, independientemente del sector al que pertenezcan o de su tamaño.
La Ley 1581 de 2012 establece la obligatoriedad de darle cumplimiento a las siguientes condiciones:
Solicitar información previa y expresa para el uso de datos personales.
Informar al titular sobre el propósito con el cual serán tratados sus datos personales.
Garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información.
Permitir al titular actualizar, corregir o eliminar sus datos personales siempre que lo considere necesario.
Protección de datos en la administración de nómina
La gestión de nómina es uno de los ámbitos donde los datos personales son más amplios y sensibles. Esto incluye:
Información de identificación
Historial salarial
Registros de incapacidades, licencias y novedades laborales
Datos bancarios para dispersión de pagos
Por esta razón, los diferentes procedimientos internos y los proveedores que participan en la gestión de nómina deben aplicar protocolos estrictos de seguridad, tanto digitales como administrativos.
¿Cómo están relacionados el outsourcing de nómina y la ley de protección de datos?
Cuando una empresa externaliza su nómina por medio del servicio de outsourcing de nómina, transfiere el manejo de datos confidenciales a un tercero especializado. A partir de ese momento, el proveedor de outsourcing asume el rol como encargado del tratamiento de datos, mientras que la empresa continúa siendo responsable del tratamiento.
Esto significa que:
La empresa debe verificar que el proveedor cumpla con estándares de seguridad y protección de la información.
Debe existir un contrato que defina de manera clara el uso autorizado de los datos.
El proveedor debe contar con infraestructura tecnológica segura.
Se debe garantizar el acceso restringido y controlado a la información.
Riesgos de incumplir la Ley de Protección de Datos Personales
El no cumplir con esta ley puede derivar en:
Sanciones económicas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio
Demandas laborales o civiles
Pérdida de confianza y daño reputacional
Riesgos de fraude, fuga de información y suplantación de identidad
¿Cómo ayuda el outsourcing de nómina a garantizar el cumplimiento?
Un proveedor de outsourcing de nómina eficiente y confiable ofrece:
Protocolos avanzados de seguridad digital
Sistemas de acceso controlado y encriptación
Experiencia en normativa laboral y de protección de datos
Actualizaciones permanentes ante cambios regulatorios
Externalizar la nómina no solo representa una mejora en eficiencia operativa, sino también una garantía de cumplimiento normativo y protección de la información de los trabajadores. Con un aliado experto como Sinergy & Lowells, las empresas aseguran que los datos personales de sus empleados sean tratados conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás regulaciones vigentes. Así es como el outsourcing de nómina se convierte en una decisión estratégica que protege a la empresa, fortalece la gestión del talento y promueve una relación transparente y confiable con los trabajadores.
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