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Liquidación de Contratos de Trabajo en Colombia: Causales, indemnizaciones y paz y salvo legal
La liquidación de un contrato de trabajo en Colombia es un proceso fundamental al finalizar la relación laboral, independientemente de la causa de terminación. Para determinar el pago correcto, es necesario revisar los conceptos económicos pendientes y las condiciones en las que finaliza el contrato. Esta revisión puede generar dudas entre los responsables de nómina sobre qué conceptos considerar y cuánto se debe pagar. Por eso, en este artículo de Sinergy & Lowells le explicamos las principales causas de terminación, los conceptos que deben revisarse en la liquidación y el alcance del paz y salvo laboral.
¿Qué es la liquidación de contratos de trabajo en Colombia?
La liquidación de contratos de trabajo en Colombia consiste en el pago de los salarios, las prestaciones sociales y los demás conceptos económicos pendientes que el empleador debe reconocer al trabajador cuando finaliza la relación laboral, independientemente de la causa de terminación. Este proceso incluye, según corresponda, los salarios pendientes, las cesantías, los intereses a las cesantías, la prima de servicios y las vacaciones causadas y pendientes de pago.
Estas obligaciones se enmarcan en el Código Sustantivo del Trabajo y sus normas modificatorias, en particular, el artículo 65, modificado por el artículo 29 de la Ley 789 de 2002, regula las consecuencias derivadas de la falta de pago de los salarios y las prestaciones debidas al finalizar el contrato.
¿Cuáles son las causales de terminación del contrato de trabajo?
En Colombia, las causales de terminación del contrato de trabajo están reguladas principalmente por los artículos 61 y 62 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), mientras que el artículo 64 establece las consecuencias indemnizatorias de la terminación unilateral sin justa causa. Según las circunstancias, el contrato puede finalizar por las siguientes razones:
1. Causas generales de terminación (artículo 61 del CST)
Comprenden situaciones como el mutuo consentimiento, la expiración del plazo fijo pactado, la terminación de la obra o labor contratada, el fallecimiento del trabajador y la liquidación o clausura definitiva de la empresa, entre otras causas previstas en la ley.
2. Terminación con justa causa por el empleador (artículo 62 del CST)
Se presenta cuando el trabajador incurre en alguna de las conductas que la ley reconoce como justa causa, como el engaño mediante documentos falsos, los actos de violencia, los daños materiales intencionales o la revelación de secretos empresariales. La terminación debe ajustarse a las condiciones legales aplicables, incluido el procedimiento correspondiente cuando sea exigible.
3. Terminación con justa causa por el trabajador (artículo 62 del CST)
Ocurre cuando el empleador incurre en incumplimientos o conductas que constituyen una justa causa para que el trabajador dé por terminado el contrato. En estos casos, si se demuestra que la terminación fue consecuencia de un incumplimiento grave del empleador, el trabajador puede tener derecho a una indemnización conforme al artículo 64 del CST.
4. Terminación unilateral sin justa causa
Cuando el empleador termina unilateralmente el contrato sin una justa causa comprobada, debe reconocer la indemnización correspondiente de acuerdo con el artículo 64 del CST y las condiciones del contrato. Por su parte, la renuncia voluntaria no genera automáticamente una indemnización por despido sin justa causa, aunque el empleador debe pagar los salarios, las prestaciones sociales y los demás conceptos laborales pendientes que correspondan.
¿Cómo influye el tipo de contrato en la liquidación laboral?
El tipo de contrato influye de manera directa en la liquidación laboral y la indemnización, los cuales son conceptos separados.
Liquidación ordinaria: Salarios y conceptos laborales que el trabajador ya causó y que siguen pendientes de pago.
Indemnización: Un pago adicional que procede cuando se cumplen las condiciones correspondientes, esta no se genera por todas las formas de terminación.
¿Qué conceptos se deben pagar en la liquidación ordinaria?
Esta es la lista base para revisar al terminar un contrato laboral, independientemente de que sea indefinido, a término fijo o por obra o labor:
Concepto | ¿Cuándo se paga? | ¿Qué se debe revisar? |
Salario pendiente | Cuando quedan días trabajados sin pagar. | Días laborados hasta la fecha de terminación y salario pactado. |
Horas extras, recargos y comisiones | Cuando se causaron y están pendientes. | Valores salariales devengados y no pagados. |
Cesantías | Por la proporción causada que esté pendiente de pago o consignación. | Periodo pendiente, salario base aplicable y pagos anteriores. |
Intereses a las cesantías | Por los intereses causados que estén pendientes. | Cesantías correspondientes, días del periodo y tasa legal. |
Prima de servicios | Por la proporción causada que esté pendiente de pago. | Tiempo trabajado en el semestre y pagos previos. |
Vacaciones | Por los días causados y no disfrutados ni compensados. | Días pendientes y base salarial correspondiente. |
Auxilio de transporte | Si el trabajador tenía derecho a recibirlo y quedan valores pendientes. | Requisitos legales, días correspondientes y pagos efectuados. |
Indemnización | Solo cuando se configure la causal legal correspondiente. | Tipo de contrato, motivo de terminación y circunstancias del caso. |
Matriz según el tipo de contrato y la terminación
En la siguiente tabla, "liquidación ordinaria" se refiere a los conceptos de la sección anterior que estén pendientes. La columna de indemnización indica si existe, en general, un pago adicional.
Término indefinido | Término fijo | Obra o labor | |
Renuncia voluntaria | Liquidación ordinaria. Generalmente, sin indemnización. | Liquidación ordinaria. Generalmente, sin indemnización. | Liquidación ordinaria. Generalmente, sin indemnización. |
Despido con justa causa | Liquidación ordinaria. Sin indemnización. | Liquidación ordinaria. Sin indemnización. | Liquidación ordinaria. Sin indemnización. |
Despido sin justa causa | Liquidación ordinaria más indemnización calculada según el salario y la antigüedad. | Liquidación ordinaria más indemnización por los salarios correspondientes al tiempo que faltaba para vencer el plazo. | Liquidación ordinaria más indemnización calculada según el tiempo que faltaba para completar la obra o labor, con un mínimo legal de 15 días de salario. |
Vencimiento normal del plazo | No aplica como vencimiento de un contrato indefinido. | Liquidación ordinaria, sin indemnización, si la terminación es válida y se cumplen los requisitos de aviso. | Depende de que realmente haya terminado la obra o labor contratada, no se trata de un vencimiento por fecha fija. |
Finalización real de la obra o labor | No aplica como causal propia de un contrato indefinido. | Depende de la causal efectiva de terminación. | Liquidación ordinaria, generalmente sin indemnización cuando la obra o labor contratada concluye válidamente. |
Terminación por mutuo acuerdo | Liquidación ordinaria. No genera indemnización legal automáticamente. | Liquidación ordinaria. No genera indemnización legal automáticamente. | Liquidación ordinaria. No genera indemnización legal automáticamente. |
Terminación por incumplimiento grave del empleador | Liquidación ordinaria más posible indemnización, si se acreditan los requisitos legales. | Liquidación ordinaria más posible indemnización, si se acreditan los requisitos legales. | Liquidación ordinaria más posible indemnización, si se acreditan los requisitos legales. |
¿Cómo se calcula la indemnización según el contrato?
Cuando procede una indemnización por terminación unilateral sin justa causa, las reglas generales del artículo 64 del CST son las siguientes.
Tipo de contrato | Regla general de cálculo |
Indefinido con salario inferior a 10 SMMLV | 30 días de salario por el primer año de servicio. Si supera un año, 20 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción. |
Indefinido con salario igual o superior a 10 SMMLV | 20 días de salario por el primer año; si supera un año, 15 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción. |
Término fijo | Salarios correspondientes al tiempo que faltaba para cumplir el plazo pactado. |
Obra o labor | Valor correspondiente al tiempo que faltaba para completar la obra o labor, con una indemnización mínima de 15 días de salario. |
Casos especiales que requieren una revisión aparte
Circunstancia | Qué debe tenerse en cuenta |
Contrato de aprendizaje | Desde la reforma de la Ley 2466 de 2025, es un contrato laboral especial y a término fijo. En la fase lectiva de formación tradicional se aplican reglas distintas a las de la fase práctica, en esta última o durante toda la formación dual, corresponden las prestaciones y derechos laborales establecidos en la ley. |
Prestación de servicios | No genera automáticamente una liquidación laboral con cesantías, prima y vacaciones. Si existió una verdadera relación laboral pese al nombre del contrato, puede reclamarse su reconocimiento. |
Estabilidad laboral reforzada | En situaciones protegidas, como determinados casos de embarazo, discapacidad o salud, pueden exigirse requisitos adicionales para la terminación. Pagar una indemnización no necesariamente subsana un despido inválido. |
Mora en el pago | El retraso en salarios o prestaciones puede generar consecuencias adicionales, incluida una eventual indemnización moratoria, según los requisitos legales y las circunstancias del caso. No se debe sumar automáticamente como si fuera un componente ordinario de toda liquidación. |
¿Cómo calcular la liquidación de un contrato de trabajo?
Como guía general, estas son las fórmulas usuales. Debe utilizarse la base salarial correspondiente a cada concepto y los días realmente causados.
La base de cada concepto puede incluir componentes salariales diferentes. También deben verificarse el auxilio de transporte cuando corresponda, las variaciones salariales, los pagos ya realizados y los periodos realmente pendientes.
¿Qué es el paz y salvo laboral?
El paz y salvo laboral en Colombia es un documento que se utiliza al finalizar un contrato de trabajo para dejar constancia de los pagos realizados, la devolución de elementos de la empresa y el estado de las obligaciones pendientes entre el empleador y el trabajador. Sirve como soporte de los conceptos económicos reconocidos durante la liquidación.
Sin embargo, firmar un paz y salvo no elimina automáticamente el derecho a reclamar valores pendientes. De acuerdo con el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo, las acciones relacionadas con los derechos laborales prescriben, por regla general, en tres años desde que la obligación se hace exigible. Por eso, es importante revisar que el documento refleje los pagos efectivamente realizados y los conceptos incluidos.
Software de Nómina
La gestión de las liquidaciones laborales requiere revisar diferentes conceptos de pago, las condiciones de cada contrato y el tiempo trabajado. El Software de Nómina de Sinergy HCM permite automatizar cálculos y centralizar la información necesaria para gestionar conceptos como vacaciones, prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías, de acuerdo con las novedades registradas y las condiciones de cada empleado.
