.jpg)
Nómina Electrónica DIAN: ¿Cómo deducir el impuesto a la renta en Colombia en 2026?
- Santiago Barragán
- 15 abr.
- 4 min de lectura
Actualizado: 15 may.
Cada año la DIAN fija la temporada de declaración de renta y las miles de empresas colombianas al realizarla, obtienen una sorpresa: La DIAN rechaza la deducción de sus gastos de nómina por un motivo que pudo ser anticipado, no porque los salarios no se hayan pagado, aún menos porque los trabajadores no existan, sino por no transmitir correctamente el documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los plazos establecidos.
La nómina electrónica es un documento vital que se entrega cada mes a la DIAN y con una entrega a regla exacta de este se pueden deducir cantidades considerables de gastos de nómina en la declaración de renta, en SinergyHCM te contamos.
¿Qué es el documento de pago de nómina electrónica y por qué es obligatorio?
El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es la base de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, se deriva de los pagos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria. Se transmite a la DIAN y debe ser uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado, generalmente, el empleador.
La nómina electrónica en Colombia dejó de ser una novedad desde 2021, hoy es una obligación permanente, universal y con consecuencias tributarias directas: Si no se transmite el documento a la DIAN en los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago, los salarios de ese período pueden perder su validez como costo deducible en el impuesto de renta, incrementando la base gravable y, en consecuencia, el impuesto que se paga al Estado.
¿Cuáles son los requisitos para que los salarios sean deducibles?
El Estatuto Tributario Nacional menciona las normas y requisitos en las cuales los contribuyentes pueden deducir los salarios en el impuesto sobre la renta, específicamente en los artículos 107, 108 y 114. Estos, en síntesis, dicen que los gastos se pueden restar de la renta si únicamente tienen sentido para operar y ganar dinero. Los artículos mencionan lo siguiente:
Artículo 107: Gastos normales del negocio
Este artículo dice que un gasto se puede restar de la renta si se hizo dentro del año, está relacionado con la actividad que produce ingresos, y además es necesario y proporcionado para ese negocio.
Artículo 108: Para deducir salarios, primero hay que estar al día con aportesAquí la idea es muy simple: Si una empresa quiere descontar los salarios como gasto, primero debe estar al día con los aportes parafiscales y de seguridad social que correspondan.
Artículo 114: Los aportes al ICBF, SENA y subsidio familiar también son deduciblesEste artículo dice que los pagos que hace el empleador por ICBF, SENA y subsidio familiar también pueden restarse como gasto en renta.
El calendario de nómina electrónica 2026: Las fechas que no se pueden perder
El plazo oficial dado por la DIAN es dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago de la nómina, en el año 2026 las fechas máximas son:
Durante este trimestre de 2026 las fechas son:
Jueves 16 de abril de 2026 - Facturación de marzo
Viernes 15 de mayo de 2026 - Facturación de abril
Martes 16 de junio de 2026 - Facturación de mayo
¿Por qué se pierde la deducibilidad en el impuesto a la renta?
Generalmente ocurren descuidos o errores que hacen perder la deducibilidad de la nómina en renta, los cuales son evitables si se hace una buena planeación previa, entre ellos.
No estar al día con aportes parafiscales y seguridad social.
No tener el soporte correcto de nómina electrónica, o no transmitirlo como corresponde.
Dejar aportes “devengados” sin pagar antes de declarar, cuando la norma exige que ya están pagados.
Intentar deducir pagos que no pasan el filtro general del artículo 107, si el gasto de nómina no se puede justificar como útil y normal para el negocio, puede ser rechazado.
La DIAN distingue entre la deducción por salarios y la deducción por aportes parafiscales, no es lo mismo una cosa que la otra.
Software de Nómina: Envía correctamente la Nómina Electrónica a la DIAN
La generación del documento soporte XML de nómina electrónica es una de las capacidades que posee el Software de Nómina de SinergyHCM que permite automatizar cálculos, reducir retenciones, prestaciones y seguridad social, con apoyo del proveedor tecnológico se puede crear el archivo XML garantizando que la información transmitida a la DIAN sea precisa y cumpla con los estándares necesarios para la correcta deducción del impuesto sobre la renta.
Además de garantizar el cumplimiento normativo, la implementación de un software de nómina actualizado optimiza costos operativos. La automatización reduce la carga administrativa, minimiza los riesgos de sanciones por inconsistencias y mejora la seguridad de la información.
Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.
Comentarios