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La nómina es un documento contable en el cual se detallan los pagos y deducciones que un empleador debe realizar a sus empleados y que corresponde a un periodo de trabajo determinado, como un mes o una quincena. En el presente artículo abordaremos y explicaremos los aspectos más importantes de las partes de la nómina. En Sinergy & Lowells te contamos.
Características de la nómina
Individualidad:
Cada trabajador tiene su propia nómina personalizada con datos específicos como: nombre, número de identificación, cargo, fecha de ingreso a la empresa y tipo de contrato. Periodicidad:
Generalmente, la nómina se emite en un periodo mensual aunque puede variar según los acuerdos laborales, llegando a emitirse de manera quincenal o hasta semanal.
Registro legal:
La nómina tiene un valor legal y sirve para comprobar el pago para los empleados. También es utilizada con fines contables y fiscales.
Detalle de pagos:
Incluye una descripción detallada de todos los conceptos que conforman el salario, tanto de las percepciones (ingresos recibidos) como de las deducciones.
Neto a pagar:
Indica el monto final que el empleado recibirá después de aplicar todas las deducciones correspondientes.
Estructura y partes de la nómina
La estructura general de la nómina se divide en las siguientes secciones:
1. Encabezado
Datos de la empresa:
Nombre o razón social, NIT o número de identificación fiscal, dirección y periodo de pago (fecha de inicio y fin del periodo)
Datos del empleado:
Nombre completo, número de identificación, cargo o puesto, fecha de ingreso y salario básico.
2. Ingresos
Salario básico:
El monto acordado por el trabajo regular del empleado.
Horas extra:
Compensación por horas trabajadas fuera de la jornada laboral estándar.
Comisiones:
Pagos adicionales basados en ventas o rendimientos.
Bonificaciones:
Pagos extras no recurrentes, como primas o incentivos.
Auxilios:
Incluye auxilio de transporte, alimentación, entre otros.
3. Deducciones
Aportes a la seguridad social:
Aportes a salud:
Actualmente corresponde al 12.5% del salario mensual, 8.5% a cargo del empleador y 4% del trabajador.
Pensión:
En lo que se refiere a pensión el valor del aporte es del 16%, del cual un 12% le compete al contratante y el 4% que resta al empleador.
Otras deducciones
Retenciones de impuestos:
Retención en la fuente (en los casos que aplique)
Préstamos o anticipos:
Descuentos por préstamos por parte de la empresa o anticipos salariales.
Otros descuentos:
Cualquier otro descuento autorizado, como cuotas sindicales, embargos, etc.
4. Total neto a pagar
Total de ingresos:
Suma de todos los ingresos.
Total de deducciones:
Suma de todas las deducciones.
Neto a pagar:
Diferencia entre el total de ingresos y el total de deducciones.
5. Firma y autorización
Firma del empleado:
Confirmación de que el empleado ha recibido la nómina
Firma del representante de la empresa:
Validación por parte de la empresa.
Esta estructura puede variar dependiendo de la legislación y las políticas internas de la empresa, pero estos son los elementos básicos que generalmente son incluidos en cualquier nómina.
¿Por qué es importante la nómina?
La nómina es importante por varias razones fundamentales, tanto para las empresas como para los empleados y el cumplimiento de las diferentes normativas legales.
Cumplimiento legal
Obligación laboral:
La nómina es un requisito laboral en Colombia que le permite a las empresas cumplir con sus obligaciones laborales y fiscales; garantizando que se respeten los derechos de los trabajadores.
Evidencia de pago:
Es utilizada como prueba documental de que el trabajador ha pagado los salarios y ha realizado las deducciones correspondientes, lo cual es esencial en caso de auditorías o conflictos laborales.
Transparencia y confianza
Claridad para los empleados:
La nómina proporciona a los empleados un desglose detallado de sus ingresos y deducciones, lo cual genera transparencia y confianza en la relación laboral.
Reducción de conflictos:
Al documentar claramente los pagos y las deducciones, se minimizan los malentendidos o disputas que están relacionadas con la compensación.
Gestión financiera
Control de costos:
La nómina ayuda a la empresa a monitorear y controlar los costos laborales, que suelen ser una de las mayores preocupaciones en las organizaciones.
Planificación y presupuesto:
Proporciona datos valiosos para la planificación financiera, permitiéndole a la empresa prever y gestionar de mejor manera su flujo de caja.
Documentación y auditoría
Registro histórico:
La nómina actúa como un registro histórico de los pagos realizados a cada empleado, lo cual es útil para auditorías internas o externas.
Cumplimiento con normas de contabilidad:
Es un aspecto integral de la contabilidad de una empresa, necesaria para cumplir con las normativas contables y fiscales.
Cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social
Deducciones y aportes:
Asegura que se realicen las deducciones correctas para impuestos, seguridad social y otras contribuciones, lo cual es crucial para evitar sanciones legales.
Beneficios para los empleados:
Garantiza que los empleados reciban los beneficios a los que tienen derecho, como pensiones, salud y otros aportes sociales.
La nómina es crucial para garantizar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales, mantenga una relación laboral justa y transparente con sus empleados, y gestione eficazmente sus recursos financieros.
Contar con un software de nómina eficiente y de alta tecnología es crucial para las empresas, debido a su capacidad para reducir errores humanos mediante la automatización de cálculos y procesos, garantizando la precisión en el manejo de salarios, deducciones y contribuciones. Además, estos sistemas se actualizan automáticamente con las normativas fiscales y laborales, asegurando el cumplimiento legal sin necesidad de una intervención manual y evitando problemáticas de tipo legal.
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