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Automatización de RRHH: ¿Qué procesos debería automatizar primero?
- Santiago Barragán
- hace 10 horas
- 3 min de lectura
La automatización de procesos de recursos humanos permite reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y liberar al equipo para enfocarse en actividades de mayor valor estratégico. Una de las tecnologías que facilita este proceso es la Automatización Robótica de Procesos (RPA), capaz de ejecutar tareas repetitivas y basadas en reglas siguiendo instrucciones previamente definidas.
Sin embargo, automatizar no significa transformar todos los procesos de RR.HH. al mismo tiempo. La pregunta clave es: ¿Qué proceso debería automatizar primero y cuál seguir después? Por eso, en este artículo de Sinergy & Lowells le contamos qué es RPA, cómo se aplica en recursos humanos, qué procesos pueden automatizarse y cómo elegir el más adecuado para comenzar.
¿Qué es RPA y cómo se aplica en Recursos Humanos?
La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés, Robotic Process Automation) utiliza bots de software para ejecutar tareas digitales repetitivas y basadas en reglas, siguiendo instrucciones previamente definidas. Estos pueden interactuar con diferentes sistemas, completar formularios, mover información o gestionar archivos de forma rápida y precisa.
En el ámbito de la automatización de recursos humanos, el RPA permite automatizar tareas del talento humano que requieren tiempo y repetición, reduciendo errores y agilizando el trabajo operativo. Además, su implementación no requiere necesariamente conocimientos avanzados de programación, lo que facilita su adopción por parte de los equipos de recursos humanos y permite que estos dediquen más tiempo a actividades estratégicas.
¿Qué procesos del área de Recursos Humanos requieren automatización?
La automatización de recursos humanos permite optimizar distintas tareas repetitivas del área, especialmente aquellas que requieren recopilar, trasladar o actualizar información entre diferentes plataformas. En este sentido, el RPA en recursos humanos puede aplicarse a múltiples etapas de la gestión del talento humano.
Entre los principales procesos que se pueden automatizar en RRHH se encuentran:
Publicación de vacantes
Las herramientas de RPA en RRHH pueden tomar la información de una vacante y distribuirla automáticamente en diferentes plataformas de empleo, evitando la duplicación de tareas y reduciendo el tiempo dedicado a su publicación.
Filtrado de candidatos
La automatización permite recopilar y organizar la información de los candidatos para compararla con criterios previamente definidos. Así, los equipos de Recursos Humanos pueden agilizar la identificación de perfiles que cumplen con los requisitos de una posición.
Comunicación con candidatos
Los bots pueden automatizar el envío de correos y notificaciones durante las diferentes etapas del proceso de selección, facilitando una comunicación más oportuna y reduciendo tareas manuales para los reclutadores.
Programación de entrevistas
La automatización de procesos de talento humano también puede facilitar la coordinación de entrevistas mediante la integración de calendarios y sistemas de gestión, identificando espacios disponibles y generando las correspondientes invitaciones y recordatorios.
Seguimiento de candidatos
El RPA puede actualizar automáticamente la información de los postulantes en los sistemas utilizados por la organización, manteniendo los datos al día y reduciendo la necesidad de realizar actualizaciones manualmente.
Reportes y gestión de datos
La automatización de recursos humanos permite recopilar información de distintas fuentes, consolidarla y generar reportes periódicos. Esto facilita el seguimiento de indicadores y proporciona a los líderes de RRHH información más oportuna para la toma de decisiones.
¿Qué automatizar primero en RRHH?
No todos los procesos de Recursos Humanos deben automatizarse al mismo tiempo, por lo que conviene comenzar por aquellas tareas que son repetitivas, consumen muchas horas y siguen reglas o criterios definidos. Dentro de una estrategia de automatización de recursos humanos, es recomendable priorizar procesos con un alto volumen de trabajo, baja complejidad y poca necesidad de intervención humana. La gestión de información, la generación de reportes y otras tareas administrativas recurrentes pueden ser buenos puntos de partida para implementar RPA en RRHH.
El impacto también debe ser un criterio de priorización, ya que automatizar una tarea que ahorra tiempo al equipo, reduce errores y permite concentrar esfuerzos en actividades estratégicas puede generar mejores resultados que comenzar por procesos más complejos. Antes de implementar una solución de RPA en recursos humanos, conviene analizar qué tareas se repiten con mayor frecuencia, cuánto tiempo requieren y qué tan fácil resulta estandarizarlas. Con esta información, el área puede definir una hoja de ruta de automatización de procesos de RRHH alineada con sus necesidades y objetivos.
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