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Retención en la fuente: ¿Qué es la retención sobre la fuente?, ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta?
- Juan Esteban Blanco
- 31 mar
- 5 Min. de lectura
Actualizado: 23 abr
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos que se aplica en Colombia. En el presente artículo abordaremos y explicaremos aspectos de importancia relacionados con la retención en la fuente. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es la retención en la fuente?
La retención en la fuente es un mecanismo utilizado por el sistema tributario colombiano para asegurar que los impuestos sean recaudados de manera anticipada, de manera que el contribuyente pague parte de sus impuestos en el momento en que recibe ingresos, sin necesidad de esperar hasta el momento de declarar y pagar sus impuestos anuales.
Este sistema implica que cuando una persona o entidad recibe un pago que se encuentra sujeto a impuestos, la persona que efectúa dicho proceso (el retenedor, generalmente el empleador o una empresa) le retiene una parte de ese monto y la declara ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en nombre del contribuyente.
“La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.
¿Sobre qué impuestos se practica la retención?
En Colombia, la retención en la fuente se practica sobre varios impuestos como:
Impuesto sobre la renta
Salarios
La retención en la fuente se realiza sobre los salarios de los empleados, aplicando una tarifa progresiva que depende del monto del salario. Cuánto más alto es el salario, mayor es el porcentaje de retención.
Honorarios y servicios:
Los pagos por honorarios o servicios prestados por personas naturales están sujetos a retención en la fuente sobre la renta. Dependiendo del monto de los honorarios y el tipo de actividad, se aplica una tasa específica de retención.
Arrendamientos:
Los pagos por arrendamiento de bienes inmuebles están sujetos a retención en la fuente sobre el impuesto de renta. La tasa depende del monto del arrendamiento y la calidad del arrendador (persona natural o jurídica)
Pagos a proveedores:
Las empresas que pagan por productos o servicios a sus proveedores también deben aplicar retención en la fuente sobre renta, especialmente si el proveedor es persona natural o si el pago excede ciertos umbrales establecidos por la DIAN.
Impuesto al valor agregado (IVA)
La retención en la fuente también se aplica al IVA, especialmente en ciertos pagos que involucran transacciones entre empresas. En este caso, la retención del IVA se realiza de la siguiente manera:
Pagos responsables del IVA
Si la empresa o entidad es responsable del IVA y realiza pagos a un proveedor que también sea responsable del IVA, se puede aplicar una retención. Esto se aplica en las compras de bienes o servicios sujetos al IVA.
Pago a entidades no responsables del IVA
En algunos casos específicos, se aplica la retención sobre el IVA cuando el proveedor no está obligado a declarar y pagar el impuesto.
Impuesto sobre la renta de personas jurídicas (empresas)
Renta de personas jurídicas:
Cuando se efectúan pagos a una persona jurídica (como una empresa) por concepto de dividendos, cesión de derechos, arrendamientos o servicios, también se practica una retención sobre la renta, dependiendo del tipo de pago y del régimen tributario de la empresa.
Impuestos sobre las ventas (IVA) en actividades específicas:
Además de los pagos entre responsables del IVA, en transacciones comerciales de bienes o servicios que no están directamente relacionados con el IVA, pueden aplicarse retenciones adicionales:
ReteIVA
Una retención sobre el IVA que es practicada en ciertas operaciones, donde el responsable del pago debe descontar un porcentaje de IVA a la entidad proveedora.
Impuesto de timbre
En algunas situaciones, cuando se realizan actos jurídicos como contratos, documentos y otros, sobre los cuales se debe pagar el impuesto de timbre (por ejemplo, en la firma de contratos o escrituras públicas), se puede aplicar una retención sobre este impuesto
Agentes de retención en la fuente
Según lo establecido en el Artículo 368 del Estatuto Tributario, son agentes de retención:
“Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente”.
Las personas naturales pueden actuar como agentes retenedores cuando se desempeñen como comerciantes y cuenten con un patrimonio bruto o sus ingresos brutos anuales sean superiores a 30.000 UVT.
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Tabla de retención en la fuente 2025
Calendario retención en la fuente 2025
¿Cuándo no se aplica retención en la fuente?
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 369 del Estatuto Tributario, no se encuentran sujetos a retención en la fuente:
1. Los pagos o abonos en cuenta que se efectúen a:
a. Los no contribuyentes no declarantes, a que se refiere el Artículo 22.
b. Las entidades no contribuyentes declarantes, a que hace referencia el Artículo 23.
2. Los pagos o abonos en cuenta que por disposiciones especiales sean exentos en cabeza del beneficiario.
3. Los pagos o abonos en cuenta respecto de los cuales deba hacerse retención en la fuente, en virtud de disposiciones especiales, por otros conceptos.
Asimismo las entidades que no son consideradas contribuyentes, mencionadas en el Artículo 22 del Estatuto Tributario:
No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y no deberán cumplir el deber formal de presentar declaración de ingresos y patrimonio, de acuerdo con el Artículo 598 del presente Estatuto, la Nación, las entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las áreas Metropolitanas, la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y su sistema federado, las superintendencias y las unidades administrativas especiales, siempre y cuando no se señalen en la Ley como contribuyentes.
Contar con un software de nómina avanzado para la retención en la fuente, no sólo automatiza estos cálculos, sino que también asegura precisión en los cálculos y evita la intervención manual, que puede estar propensa a errores. El cálculo de retención en la fuente implica factores complejos que dependen de varios conceptos como el tipo de ingreso, el monto, el tipo de trabajador (empleado o contratista) y las posibles exenciones.
Otro aspecto clave es la integración con el sistema de facturación electrónica, que es una práctica obligatoria en Colombia para muchas empresas. Al integrarse de forma fluida con otros sistemas empresariales, facilita la correcta declaración y pago de impuestos al permitir que se transmitan de manera automática los datos necesarios para las retenciones y las declaraciones fiscales.
Finalmente, la importancia de un sistema de nómina también radica en la reducción del riesgo de sanciones fiscales. Un cumplimiento adecuado de las normativas, evita sanciones y problemas legales para las organizaciones.
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