¿Cómo evitar sanciones de la UGPP por errores en aportes a Seguridad Social?

Daniel Moreno
hace 24 minutos
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Las sanciones UGPP pueden representar un impacto financiero significativo para cualquier empresa. Estas sanciones no siempre se originan por evasión intencional, sino por errores en los aportes a seguridad social, inconsistencias en el IBC o fallas en los procesos de nómina. Diferencias en la información reportada a través de la PILA, omisiones en la cotización o registros incorrectos del salario pueden activar procesos de fiscalización por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales.

Cuando esto ocurre, las consecuencias incluyen multas, intereses por mora y requerimientos formales que obligan a la empresa a demostrar el cumplimiento de sus obligaciones dentro del Sistema de Seguridad Social. En Sinergy & Lowells te contamos cómo reducir estos riesgos y fortalecer el control en los procesos de nómina para evitar sanciones innecesarias por parte de la UGPP.

¿Qué es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales y cuál es su función?

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de ejercer control y fiscalización sobre el correcto pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. Su función principal es verificar que empleadores, trabajadores independientes y demás aportantes cumplan con sus obligaciones relacionadas con salud, pensión y riesgos laborales. Con el fortalecimiento normativo introducido por la Ley 1819, la UGPP amplió sus mecanismos de control para detectar inconsistencias, omisiones, mora e irregularidades en los aportes a seguridad social.

A través de procesos de fiscalización, la entidad puede analizar información proveniente de la PILA, declaraciones ante la DIAN, reportes de nómina y otros documentos que permitan identificar indicios de incumplimiento o inexactitud. Cuando la UGPP detecta diferencias en la información reportada, puede emitir requerimientos formales y dar inicio a procesos administrativos que, dependiendo del caso, derivan en sanciones, intereses y recargos.

Errores frecuentes en aportes a seguridad social que generan las sanciones de la UGPP

Muchas sanciones de la UGPP no se originan por evasión intencional, sino por errores operativos en los procesos de nómina y liquidación de aportes a seguridad social. Las inconsistencias en la información reportada pueden convertirse en indicios de inexactitud o incumplimiento cuando no existe control adecuado sobre los datos. Uno de los errores más comunes es la liquidación incorrecta del Ingreso Base de Cotización (IBC). Cuando el salario real no coincide con la base utilizada para calcular los aportes, se generan diferencias que la entidad puede interpretar como omisión o inexactitud. También es frecuente encontrar fallas en el registro de horas extras, comisiones u otros valores que hacen parte de la base de cotización.

Leer también: IBC: ¿Qué es es el IBC y cómo se calcula?

Otro punto crítico es la mora en el pago de aportes o la omisión de trabajadores dentro del sistema de seguridad social. En algunos casos, los trabajadores independientes no son clasificados correctamente o no se realiza el pago correspondiente según su tipo de contrato, lo que puede derivar en procesos de fiscalización. Las diferencias entre la información reportada en la PILA, los registros de nómina y las declaraciones ante otras entidades como la DIAN también generan alertas. Cuando la UGPP detecta inconsistencias reiteradas, puede iniciar un requerimiento formal para solicitar prueba documental y verificar el cumplimiento de las obligaciones.

Sanciones de la UGPP: multas, intereses y consecuencias para empleadores

Cuando la UGPP determina que existen reportes inexactos en el IBC o inconsistencias en la PILA, puede iniciar un proceso administrativo de determinación oficial que termina en ajustes obligatorios y sanciones económicas significativas. En 2026, la entidad continúa aplicando las disposiciones establecidas en la Ley 1607 de 2012, la Ley 1819 de 2016 y normas posteriores que fortalecen su facultad sancionatoria. Las principales consecuencias para las empresas incluyen:

Sanción por inexactitud

Se aplica cuando la UGPP detecta que los aportes fueron liquidados sobre una base inferior a la real. La sanción puede alcanzar hasta el 35 % de la diferencia determinada entre lo pagado y lo que debió pagarse, sin incluir intereses.

Intereses moratorios

Además del valor a pagar, la empresa debe asumir intereses moratorios calculados conforme a la tasa establecida por la DIAN, acumulados desde la fecha en que debió realizarse el aporte correcto.

Sanción por omisión

Si la empresa no afilió correctamente a un trabajador o no realizó aportes durante determinados periodos, la entidad puede imponer sanciones que pueden llegar hasta el 60 % del valor dejado de aportar, dependiendo del caso.

Sanción por no enviar información

Cuando la empresa no atiende requerimientos de información o los entrega de manera incompleta o extemporánea, la UGPP puede imponer multas diarias por cada mes de retraso, lo que incrementa el impacto financiero del proceso.

Ajustes retroactivos

Uno de los mayores riesgos es la reliquidación retroactiva de aportes hasta por los últimos cinco años (según los términos de prescripción aplicables). Esto implica recalcular el IBC histórico, generar diferencias acumuladas y aplicar intereses sobre cada periodo.

¿Cómo reducir el riesgo de fiscalización y blindar los reportes ante los parafiscales UGPP en 2026?

En un entorno donde la UGPP fortalece sus procesos de fiscalización electrónica y cruces de información con la DIAN, la PILA y la nómina electrónica, reducir el riesgo ya no es opcional: es una necesidad estratégica. En 2026, las empresas deben pasar de una gestión reactiva a un modelo preventivo basado en control interno, trazabilidad y análisis técnico del IBC. Para blindar los reportes y minimizar contingencias, es clave:

Auditar periódicamente el Ingreso Base de Cotización (IBC), verificando que todos los factores salariales estén correctamente incluidos conforme al Código Sustantivo del Trabajo y la normativa de seguridad social.
Conciliar nómina electrónica, contabilidad y PILA, asegurando que no existan diferencias entre lo reportado ante la DIAN y lo liquidado en aportes.
Revisar la naturaleza salarial de bonificaciones, comisiones y pagos variables, evitando clasificaciones incorrectas que puedan generar inexactitudes.
Documentar acuerdos laborales y soportes contractuales, especialmente en esquemas de salario integral o pagos no constitutivos de salario.
Establecer controles sobre trabajadores independientes y contratos de prestación de servicios, validando que el IBC corresponda al porcentaje legal sobre los ingresos mensualizados.
Responder oportunamente a requerimientos de información, con expedientes organizados y trazabilidad documental.

Software de nómina

Los reportes inexactos ante la UGPP no son un simple error operativo; representan un riesgo financiero, legal y reputacional que puede comprometer la estabilidad de cualquier organización. Las diferencias en el Ingreso Base de Cotización (IBC), inconsistencias en la PILA o desalineaciones entre nómina electrónica y aportes a seguridad social pueden convertirse en procesos de fiscalización con sanciones que incluyen intereses, multas por inexactitud y ajustes retroactivos de varios años. En un entorno donde la fiscalización es cada vez más tecnológica y basada en cruces masivos de información, la prevención es la única estrategia realmente efectiva. Por eso, el Software de Nómina de Sinergy & Lowells no solo automatiza la liquidación salarial, sino que incorpora controles avanzados de validación, trazabilidad y coherencia normativa que reducen significativamente el riesgo de contingencias ante la UGPP. Además, presentamos un modelo de auditoría digital preventiva, diseñado para detectar inconsistencias antes de que se conviertan en sanciones formales, a través de validaciones cruzadas, análisis de variaciones en el IBC y revisión estructurada de reportes.