Gestión de nómina: Errores comunes, cómo prevenir riesgos legales y sanciones en 2026

Leidy Gutiérrez
hace 3 horas
3 Min. de lectura

Incumplir la normatividad que rige el manejo de la nómina en Colombia puede generar graves consecuencias para las empresas. Una mala gestión de las horas extras, la desactualización de los datos de los trabajadores, errores en el cálculo del salario mínimo o en las retenciones al Sistema de Seguridad Social pueden derivar en sanciones por parte de la UGPP, multas impuestas por la DIAN y diversos riesgos legales que afectan la estabilidad financiera y reputacional de la organización.

En este artículo abordaremos qué son los errores en la gestión de nómina, cómo pueden evitarse y qué medidas preventivas deben implementarse para reducir contingencias laborales y tributarias. En Sinergy & Lowells le contamos.

¿Cuáles son los errores más comunes en la nómina?

Los errores más comunes en la gestión de nómina suelen estar relacionados con el cálculo incorrecto de horas extras, la clasificación errónea de empleados, fallos en las retenciones fiscales y la omisión de beneficios legales obligatorios. Estas inconsistencias pueden generar contingencias laborales, sanciones administrativas y riesgos financieros para la empresa, especialmente cuando afectan la liquidación de prestaciones sociales y aportes al Sistema de Seguridad Social. Entre las situaciones mas recurrentes se encuentran:

Clasificación incorrecta de pagos salariales y no salariales

Este error se presenta cuando no se definen adecuadamente los conceptos que constituyen salario y aquellos que no lo son, generando una estructuración inadecuada de pagos como bonificaciones, comisiones o auxilios.

Errores en los pagos de seguridad social

Las empresas suelen presentar inconsistencias en la liquidación de aportes, principalmente debido al uso de bases de cálculo erróneas. Estos errores se acentúan en escenarios como:

Comisiones variables
Horas extras frecuentes
Incapacidades
Licencias

Reportar mal la nómina electrónica

Para que los pagos de nómina sean deducibles de impuestos tributarios, las organizaciones deben reportar y formalizar los soportes de pago a través del sistema de nómina electrónica de la DIAN. Algunos de estos errores serían:

Inconsistencias entre nómina contable y nómina electrónica
Omisión de ajustes
Envíos fuera del plazo legal

Liquidar incorrectamente las prestaciones sociales

En las empresas es obligatorio cumplir con la normatividad vigente y realizar los pagos a los trabajadores de manera oportuna y correcta. Sin embargo, pueden presentarse errores como el mal cálculo de las cesantías, la liquidación incorrecta de sus intereses, la determinación inadecuada del promedio para el pago de vacaciones o el pago incompleto de indemnizaciones, situaciones que pueden generar sanciones y afectar la relación laboral.

No actualizar la nómina frente a cambios normativos

Estos hacen parte de los cambios normativos que se actualizan cada año, en los cuales se revisan y ajustan los porcentajes y valores aplicables a diferentes conceptos laborales, como el salario mínimo, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y las reformas laborales que impactan directamente las obligaciones de las empresas.

¿Cuáles son los riesgos y sanciones en la gestión de nómina?

La gestión de estos procesos deben realizarse ante las distintas entidades reguladoras, asegurando el cumplimiento normativo para mitigar riesgos y evitar sanciones tales como:

UGPP (Unidad de Gestión pensional y parafiscales)
Sanciones por omisión o mora en los aportes parafiscales y de seguridad social.
DIAN:
Las empresas que no entreguen el soporte de nómina electrónica, o que lo presenten de manera extemporánea o con errores, pueden ser objeto de multas y sanciones por incumplimiento de los plazos y requisitos establecidos por la normativa vigente.
Laborales:
Demandas por parte de los trabajadores por no realizar el pago correcto de salarios, horas extras o prestaciones.

¿Cómo prevenir errores en la gestión de nómina?

Para prevenir errores en la nómina, las empresas deben implementar sistemas automatizados que faciliten la actualización periódica de la normativa laboral vigente, centralicen la información de los trabajadores y permitan realizar auditorías internas de manera constante. Estas herramientas tecnológicas ayudan a reducir fallos en el cálculo de salarios, prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social, además de minimizar riesgos asociados a la nómina electrónica y a las obligaciones fiscales.

Asimismo, es fundamental que estos sistemas aseguren el cumplimiento oportuno del calendario de pagos, generen alertas frente a vencimientos legales y permitan validar las bases de cálculo antes de realizar los reportes oficiales.

Software de nómina

La gestión de nómina suele presentar desafíos críticos, como el cálculo impreciso de horas extras, la clasificación errónea de colaboradores, fallos en retenciones fiscales y la omisión de beneficios legales. El Software de nómina de Sinergy & Lowells ofrece una solución integral y robusta en la nube, diseñada específicamente para automatizar procesos complejos de liquidación y optimizar la gestión del talento humano en empresas de cualquier escala, garantizando precisión y cumplimiento normativo.