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¿Qué es la UGPP y cómo funciona?
- Santiago Barragán
- hace 19 horas
- 4 min de lectura
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es una entidad administrativa de orden nacional del gobierno en Colombia, encargada de vigilar y controlar el cumplimiento de los estándares normativos en el sistema de seguridad social en el país y su función también incluye verificar que las empresas paguen correctamente los aportes a seguridad social y parafiscales de sus trabajadores.
En el momento cuando encuentra errores, actúa, requiere, sanciona y cobra, por esto, en este artículo de Sinergy & Lowells resolvemos las preguntas más frecuentes sobre la UGPP, la PILA y cómo proteger a las empresas de errores evitables con la tecnología adecuada de software de nómina.
¿Qué es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)?
La UGPP es una entidad nacional adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada mediante la Ley 1151 de 2007. Su misión es administrar los derechos pensionales causados a cargo de entidades públicas liquidadas y asegurar el cumplimiento de los aportes parafiscales por parte de empleadores, empleados y trabajadores independientes en la nación. Su objetivo también incluye el seguimiento de la adecuada, completa y oportuna liquidación de estas contribuciones, dentro de las tareas de vigilancia y control que desarrolla para proteger el sistema de protección social.
¿Qué puede hacer la UGPP con las empresas?
La UGPP tiene cuatro facultades clave frente a las empresas del país:
En primer lugar, la fiscalización, donde verifica que los aportes se paguen sobre la base correcta, junto con ejercer vigilancia también sobre trabajadores independientes para promover el cumplimiento normativo en seguridad social y aportes parafiscales, con acciones de seguimiento y colaboración. Luego está la determinación, cuando establece el valor correcto cuando hay diferencias. La sanción, que le da la capacidad de imponer multas por omisión, mora o inexactitud y el cobro coactivo, cuando realiza el cobro de deudas directamente, sin necesidad de acudir a un juez.
En esos procesos de fiscalización, mediante auditorías, adelanta la investigación para comprobar que los pagos realizados coincidan con los ingresos reales del aportante, además, puede cruzar los datos de la empresa con información tributaria de la DIAN para detectar posibles casos de evasión y así mantener los cobros y multas correspondientes.
¿Qué es la PILA y cuál es su relación con la UGPP en la seguridad social?
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es un sistema unificado que permite a empleadores, empresas e independientes realizar el pago de los aportes al sistema de seguridad social y los parafiscales de manera electrónica. A través de esta planilla se liquidan los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, cajas de compensación familiar y otros conceptos definidos por la normatividad vigente, por otro lado, su relación con la UGPP es directa, porque la PILA es la fuente de información principal que esta entidad analiza para verificar la completa y oportuna liquidación y detectar inconsistencias, omisiones o inexactitudes en los aportes de cada empresa.
Errores más comunes en la PILA que detecta la UGPP
Entre los errores más comunes que un empleador puede cometer al realizar el pago de la PILA se encuentran, en primer lugar, tener trabajadores registrados en nómina pero no en la planilla, lo cual representa una señal de alerta automática para la UGPP, también constituye un error frecuente realizar pagos de forma tardía, ya que esto puede generar interés moratorio a la tasa máxima autorizada por la Superintendencia Financiera, a ello se suma liquidar los aportes sobre una base salarial incompleta, excluyendo conceptos como comisiones, horas extra, recargos o bonificaciones salariales que sí hacen parte del salario, del mismo modo, no reportar correctamente las novedades de ingreso o retiro de los empleados, así como omitir en el caso de contratistas independientes una liquidación adecuada completa y oportuna, puede derivar en inconsistencias y sanciones.
¿Cuáles son las multas y sanciones que impone la UGPP?
Las sanciones de la UGPP según el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016, van del 35 % al 200 % del valor de los aportes en discusión, dependiendo del tipo de incumplimiento y aplican tanto a empresas como a personas naturales cuando no cumplen con las contribuciones de seguridad social y parafiscales. En casos de inexactitud, la sanción puede ser del 35 % si se corrige tras el primer requerimiento o del 60 % si no se atiende dentro del plazo, a esto último, sumando los intereses causados.
Si la empresa no cumple con el requerimiento, se abre un proceso sancionatorio que puede incluir multas, suspensión del registro mercantil o inhabilitación para contratar con el Estado, adicionalmente, la UGPP puede embargar cuentas bancarias de los contribuyentes que no hayan cumplido con sus obligaciones pensionales y parafiscales. Para estos trámites y requerimientos, es recomendable que las personas jurídicas o naturales busquen asesoría legal especializada para tomar decisiones correctas y evitar sanciones.
¿Cómo puede una empresa estar preparada ante una auditoría de la UGPP?
Una auditoría preventiva especializada en UGPP es esencial para detectar posibles inconsistencias en la gestión de los aportes antes de que la entidad realice una inspección y durante estos procesos también conviene conocer los canales de atención para trámites y requerimientos. Con este proceso se eliminan riesgos jurídico-patrimoniales y se evitan multas, también es válido mantener los contratos laborales actualizados, documentar correctamente los pagos no salariales, verificar que todos los empleados estén afiliados desde su primer día de trabajo y realizar revisiones periódicas internas de nómina, ya que estas revisiones ayudan a ciudadanos, empresas y demás obligados dentro del sistema colombiano.
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