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Conoce qué es una empresa BPO, cómo funciona y sus beneficios|. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es BPO?
Business process outsourcing
Una empresa BPO (Business Process Outsourcing) es una organización que se especializa en subcontratar procesos de negocio a proveedores terceros. Estos proveedores se encargan de gestionar actividades específicas o completas para la empresa contratante, permitiéndoles enfocarse en sus competencias o actividades principales.
Algunos ejemplos de procesos que se suelen subcontratar incluyen atención al cliente, procesamiento de nóminas, contabilidad, soporte técnico, entre otros. Las empresas BPO suelen ofrecer eficiencia, reducción de costos y acceso a habilidades especializadas.
¿Cómo funciona?
El funcionamiento de una empresa BPO se basa en la subcontratación de procesos de negocio a proveedores terceros especializados y generalmente se realiza de la siguiente manera:
Identificación de procesos
La empresa contratante identifica los procesos que desea subcontratar, como atención al cliente, contabilidad, soporte técnico, entre otros.
Selección del proveedor BPO
Selección de un proveedor BPO que tenga experiencia y capacidades en los diferentes procesos específicos que se van a contratar.
Acuerdo contractual
Se establece un acuerdo contractual mediante el cual se define los servicios a subcontratar, los niveles de servicio (SLAs), los costos asociados y otros términos y condiciones.
Transferencia de actividades
La empresa contratante transfiere la responsabilidad de ejecutar esos procesos al proveedor BPO. En este aspecto puede estar incluido la transferencia de personal, tecnología y recursos necesarios para la operación.
Ejecución de procesos
El proveedor BPO ejecuta los procesos de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos en el acuerdo contractual.
Monitoreo y gestión
La empresa contratante monitorea el desempeño del proveedor BPO mediante métricas clave y realiza acciones de gestión para asegurar la calidad y eficiencia de los procesos subcontratados.
¿Qué aspectos la componen?
Una empresa BPO se compone de varios aspectos importantes que aseguran su eficacia y éxito en la prestación de servicios de subcontratación. Los aspectos más importantes son:
Infraestructura tecnológica
Sistema y software
Herramientas tecnológicas avanzadas que permiten la gestión eficiente de procesos subcontratados.
Seguridad de la información
Medidas y protocolos para proteger los datos de los clientes y asegurar el cumplimiento de normativas de privacidad.
Leer también: Outsourcing: ¿Cuáles son los servicios BPO?
Recursos humanos
Personal capacitado
Empleados con habilidades y experiencia en los procesos que la empresa BPO maneja.
Formación continua
Programas enfocados en la capacitación y desarrollo para mantener al personal actualizado con las mejores prácticas y tecnologías del sector.
Procesos y procedimientos
Estándares operativos
Procedimientos establecidos para garantizar la consistencia y calidad del servicio.
Metodologías de mejora continua
Implementación de sistemas especializados en optimización de procesos y reducción de errores.
Gestión de calidad
Monitoreo y evaluación
Sistemas para supervisar el desempeño de los servicios y asegurar que se cumplan los niveles de servicio acordados (SLAS)
Feedback y ajustes
Mecanismos que sirven para recibir retroalimentación de los clientes y realizar ajustes necesarios para mejorar el servicio.
Relación con el cliente
Gestión de cuentas
Equipos dedicados a manejar las relaciones con los clientes, asegurando la satisfacción y atendiendo a sus necesidades y preocupaciones.
Transparencia y comunicación
Canales efectivos de comunicación para mantener a los clientes informados sobre el estado de sus procesos.
Cumplimiento normativo
Conformidad con regulaciones
Asegurarse de que todas las operaciones cumplan con las leyes y regulaciones pertinentes del sector y de los países donde operan.
Auditorías y certificaciones
Realización de auditorías internas y externas y posterior obtención de certificados que avalen la calidad y seguridad de los servicios prestados.
Innovación y adaptabilidad
Inversión en tecnología
Compromiso con la innovación tecnológica para mejorar continuamente los servicios y mantenerse competitivos.
Adaptación al cambio
Capacidad para ajustarse rápidamente a las nuevas demandas del mercado y a las necesidades cambiantes de los clientes.
Estrategia y planificación
Objetivos claros
Definición de metas y objetivos estratégicos que guíen la operación y crecimiento de la empresa BPO.
Planificación a largo plazo
Desarrollo de planes que consideren la evolución del mercado y las tendencias emergentes.
Estos componentes son fundamentales para que una empresa BPO funcione de manera eficiente, proporcionando servicios de alta calidad y generando valor tanto para sus clientes como para su propia organización.
Ventajas del Business Process Outsourcing BPO
Las empresas BPO ofrecen varias ventajas significativas para las organizaciones que deciden subcontratar ciertos procesos de negocio. Algunas de esas ventajas son:
Reducción de costos
En algunos casos la subcontratación puede ser más económica que mantener los mismos procesos internamente, especialmente en términos de salarios, infraestructura y tecnología.
Aprovechan economías de escala, las cuales permiten reducir costos operativos.
Enfoque en competencias clave
Permite a las empresas concentrarse en sus actividades principales y estratégicas, mientras que los procesos secundarios son manejados por expertos.
Acceso a tecnología y experiencia
Las empresas BPO suelen estar a la vanguardia en términos de tecnología y mejores prácticas, lo que puede traducirse en procesos más eficientes y actualizados.
Se benefician del conocimiento y la experiencia especializada del proveedor BPO
Mejora en la calidad del servicio
Los proveedores BPO suelen tener un alto grado de especialización, lo cual puede llevar a una mejora en la calidad y consistencia de los productos subcontratados.
Flexibilidad y escalabilidad
Facilita la adaptación a cambios en las demandas del mercado, ya que es más fácil ajustar el alcance y el tamaño de los servicios subcontratados según sea necesario.
Permite a las empresas escalar sus operaciones de manera más rápida y sin necesidad de inversiones significativas.
Reducción de riesgos
La subcontratación puede distribuir y mitigar ciertos riesgos operativos y financieros, como la gestión de recursos humanos y la implementación de tecnologías.
Cumplimiento normativo
Los proveedores BPO suelen estar bien documentados acerca de las normativas y regulaciones del sector, lo cual asegura el cumplimiento y reduce el riesgo de sanciones.
A partir de lo desarrollado anteriormente, es importante destacar que soluciones como el outsourcing de nómina es una alternativa que le ha permitido a muchas organizaciones en Colombia llevar un óptimo cumplimiento normativo y una adecuada gestión de nómina. Esto con el fin de enfocarse en los objetivos de negocio, impactando significativamente en la productividad y en la automatización de procesos.
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