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¿Cuál es el costo de tramitar incapacidades y licencias laborales en Colombia?
- Santiago Barragán
- hace 2 dÃas
- 3 min de lectura
El pago de incapacidades en Colombia no termina cuando el dinero sale de la cuenta de la empresa hacia el bolsillo del trabajador. Lo que viene después es un proceso silencioso que consume horas, dinero y exposición legal sin que casi ninguna empresa lo tenga cuantificado. En este artÃculo de Sinergy & Lowells le contamos cada uno de esos costos ocultos y cómo delegar la gestión de licencias laborales e incapacidades.
¿Qué Incluyen las Licencias Laborales y el Pago de Incapacidades en Colombia?
En Colombia, el término licencias laborales agrupa varias figuras que, aunque distintas en su origen, son autorizaciones para ausentarse del trabajo sin que se suspenda el vÃnculo laboral. No todas se manejan igual porque algunas son remuneradas, otras no remuneradas y en ciertos casos su pago está obligado por ley, además, cuando corresponde, existe un proceso de liquidación de incapacidades o licencias que el empleador debe gestionar correctamente para poder recuperar lo pagado.
¿Cuáles son los tipos de incapacidades?
La incapacidad laboral puede tener dos orÃgenes, común o laboral y su cobertura corresponde al sistema de salud o de riesgos laborales:
Origen común: Enfermedad general o accidente no relacionado con la actividad laboral. Los primeros dos dÃas corren a cargo del empleador, desde el dÃa 3 los asume la EPS, que tiene la responsabilidad del pago desde ese momento.
Origen laboral: Accidente de trabajo o enfermedad derivada de la actividad profesional. Aquà no hay dÃas a cargo del empleador, la ARL responde desde el dÃa 1, por tratarse de una incapacidad de origen profesional cubierta por el sistema de riesgos laborales.
Costo Oculto 1: El Auxilio Económico
Cada vez que un trabajador se incapacita, la empresa paga de inmediato el auxilio económico correspondiente en incapacidad de origen común, el empleador asume los primeros dos dÃas y la EPS reconoce el 66.67% del salario desde el tercer dÃa, sin importar cuándo o si la EPS o la ARL reembolsará ese valor. Ese dinero, mientras tanto, sale del flujo de caja disponible para nómina, proveedores u operación.
El Costo Oculto 2: Horas operativas perdidas en la liquidación de incapacidades
La liquidación de incapacidades correcta exige identificar el tipo de incapacidad, calcular sobre el IBC vigente, aplicar el porcentaje correspondiente según el perÃodo, reunir los documentos exigidos, radicar la incapacidad en la EPS y mantener los aportes a salud y pensiones con base en ese IBC durante el periodo de incapacidad.
El Costo Oculto 3: Glosas y auxilios económicos
Una glosa no es solo una demora, en muchos casos, dinero que la empresa nunca recupera, cuando una EPS o ARL objeta un recobro por errores en la liquidación, documentos incompletos o radicación fuera de plazo, el empleador tiene una ventana limitada para responder. Si no lo hace a tiempo o si la respuesta es insuficiente el auxilio económico que la empresa adelantó se convierte en una pérdida definitiva. En incapacidades prolongadas, además, después de 180 dÃas el pago puede pasar al fondo de pensiones y extenderse hasta los 540 dÃas, perÃodo máximo en que pueden reconocerse estas prestaciones antes de eventuales trámites de pensiones.
El Costo Oculto 4: El riesgo legal de una gestión deficiente de licencias laborales
Más allá del dinero, una gestión deficiente de licencias laborales, reguladas por la legislación laboral vigente, expone a la empresa a riesgos legales concretos como liquidar incapacidades sobre una base incorrecta, no reportar oportunamente la novedad en la PILA o tomar decisiones de personal como un despido sobre un trabajador protegido por estabilidad laboral reforzada o fuero de maternidad sin las autorizaciones correspondientes, también al gestionar mal licencias por grave calamidad doméstica, previstas para situaciones imprevistas o permisos para actividades electorales, que permiten votar o adelantar temas sindicales.
El costo real de tramitar incapacidades y licencias
Sumando el dinero inmovilizado, las horas operativas, las glosas no recuperadas y el riesgo legal, el costo real de tramitar incapacidades y licencias internamente suele ser muy superior al costo visible del auxilio económico pagado, porque implica un proceso formal con requisitos especÃficos según el tipo de licencia. El problema es que, al estar distribuido entre distintas partidas rara vez se identifica como un solo número que justifique un cambio de estrategia.
Outsourcing de Nómina
El equipo especializado de Outsourcing de Nómina de Sinergy & Lowells no solo procesa la liquidación de incapacidades, asume integralmente el ciclo completo del trámite, desde la verificación del certificado médico hasta la conciliación del reembolso recibido de la EPS o ARL. También hace seguimiento a incapacidades que pueden prorrogarse por periodos sucesivos de 30 dÃas, en un proceso que puede extenderse, en ciertos casos, hasta 540 dÃas.