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Gestión de nómina: ¿Cuánto cuesta gestionar la nómina en Colombia?
- Juan Esteban Blanco
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- 3 Min. de lectura
La gestión de nómina es una tarea fundamental para cualquier organización, pero también es uno de los procesos más complejos, delicados y costosos dentro del área administrativa. Implica cálculos precisos, actualizaciones constantes frente a la normativa laboral, gestión de novedades, seguridad social, prestaciones sociales, reportes y cumplimiento tributario.
En el presente artículo abordaremos y explicaremos que implica la gestión de nómina, su costo y que factores se deben tener en cuenta. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué implica la gestión de nómina?
La gestión de nómina no consiste únicamente en pagar salarios. Es un proceso continuo que involucra múltiples tareas que requieren tiempo, especialización y herramientas adecuadas. Entre las actividades principales se encuentran los cálculos de devengo y deducciones, liquidación de horas extras, incapacidades, licencias, aportes a seguridad social, provisiones prestacionales, generación de reportes obligatorios y manejo de novedades laborales. Cada uno de estos pasos demanda atención detallada y conocimiento actualizado de la normativa colombiana.
Cuando este proceso se hace de manera interna, la empresa debe asumir costos directos e indirectos. Los directos corresponden al personal encargado de nómina, software y herramientas; por otro lado los indirectos incluyen errores por cálculos incorrectos, reprocesos, retrasos en pagos, multas por incumplimiento o sobrecarga operativa. El costo total depende del tamaño de la empresa, número de empleados y nivel de complejidad salarial.
¿Cuánto cuesta gestionar la nómina?
Gestionar la nómina implica una serie de costos que todas las empresas deben asumir para garantizar el pago correcto, oportuno y conforme a la ley. Estos costos existen independientemente de si la nómina se maneja de forma interna o externa, ya que hacen parte del proceso.
Los principales costos de la gestión de nómina son:
1. Costos directos de personal:
Son los costos derivados del equipo encargado de la administración de la nómina, incluyendo:
Salarios del personal administrativo responsable del proceso.
Prestaciones sociales del equipo de nómina.
Horas extra o apoyo temporal en momentos de carga alta.
2. Costos de software, plataformas y licencias
Para un control adecuado, las empresas requieren herramientas tecnológicas que permitan cálculos precisos y cumplimiento normativo. Estos costos incluyen:
Licencias del software de nómina
Módulos adicionales como vacaciones, turnos, seguridad social o reportes.
Actualizaciones del sistema
Infraestructura tecnológica: servidores, almacenamiento y respaldo de información.
3. Costos operativos del proceso:
Se refieren a las actividades necesarias para ejecutar la nómina en cada periodo:
Liquidación de devengados, descuentos y novedades.
Procesos de incapacidades, licencias, horas extra y liquidaciones.
Reporte y pago de aportes a seguridad social (PILA)
Verificación, auditoría y corrección de información.
Carga y envío de archivos operativos
4. Costos de cumplimiento legal y tributario:
Toda empresa debe garantizar que su nómina respete la legislación vigente. Esto genera costos como:
Actualización permanente en normas laborales, tributarias y de seguridad social.
Ajustes administrativos según cambios normativos.
Respuesta a requerimientos de entidades como el Ministerio del Trabajo, Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) o EPS.
5. Costos asociados a riesgos y sanciones:
Cuando la nómina no se gestiona correctamente, los costos pueden incrementar significativamente:
Multas por errores en la PILA
Sanciones por aportes extemporáneos
Requerimientos de la UGPP por inconsistencias
Demandas laborales por liquidaciones mal realizadas
Reprocesos administrativos o duplicación de tareas
6. Costos directos:
Son costos que no siempre se visibilizan, pero que afectan la operación:
Tiempo de supervisión por parte de gerencias o jefaturas.
Impacto en el clima laboral por errores o retrasos en el pago.
Ineficiencias operativas por procesos manuales o desactualizados.
Gastos administrativos en almacenamiento, documentos, soporte y auditoría.
La gestión de nómina es un proceso fundamental pero complejo en todas las organizaciones, involucra costos ocultos, riesgos legales y una demanda constante de precisión. Por eso, cada vez las empresas buscan más alternativas que les permitan reducir costos, eliminar reprocesos y garantizar cumplimiento normativo.
El servicio de outsourcing de nómina de Sinergy & Lowells está diseñado para llevar a cabo estos procesos de nómina de manera eficiente. Al contar con un equipo de expertos, tecnología actualizada, automatización, control normativo permanente y procesos auditados, garantiza exactitud en cada pago y cada obligación. De esta forma, las empresas pueden enfocarse en su operación mientras cada colaborador recibe su nómina de manera segura, correcta y a tiempo.