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¿Qué consecuencias y multas generan los reportes inexactos a la UGPP?
- Daniel Moreno
- hace 5 horas
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Los reportes inexactos a la UGPP se han convertido en una de las principales causas de multas costosas y procesos de fiscalización para las empresas en 2026. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales junto al Estatuto Tributario han fortalecido sus mecanismos de control mediante cruces de información, requerimientos administrativos y auditorías sobre nómina, seguridad social y aportes parafiscales, identificando inconsistencias entre lo reportado y lo efectivamente pagado. Errores en la información enviada, bases de cotización mal calculadas o conceptos mal clasificados pueden derivar en sanciones económicas, intereses y ajustes de alto impacto financiero. En Sinergy & Lowells te contamos cómo se originan estos errores, qué revisa la UGPP y cómo reducir el riesgo de multas en 2026.
¿Qué revisa la UGPP en los procesos de fiscalización en 2026?
En 2026, la UGPP ha fortalecido sus procesos de fiscalización mediante el cruce masivo de información proveniente de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), la nómina electrónica, la contabilidad y las declaraciones tributarias. El objetivo principal es verificar que el Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado corresponda realmente a los valores salariales devengados por los trabajadores y que los aportes al Sistema de Seguridad Social hayan sido liquidados correctamente. Dentro de sus procesos de control, la entidad analiza especialmente:
Diferencias entre el salario registrado en la nómina y el IBC reportado en la PILA.
Exclusión indebida de factores salariales que, según el Código Sustantivo del Trabajo y la jurisprudencia, deben integrar la base de cotización.
Pagos no salariales mal clasificados que podrían estar afectando el cálculo real de aportes.
Inconsistencias entre la información financiera presentada ante la DIAN y los valores reportados al Sistema de Seguridad Social.
Variaciones atípicas en aportes frente a años anteriores o frente al promedio del sector económico.
Además, la UGPP utiliza modelos de analítica de datos para identificar riesgos de evasión o elusión en seguridad social, lo que le permite iniciar requerimientos persuasivos o procesos de determinación oficial cuando detecta inconsistencias relevantes. En estos casos, la carga de la prueba recae sobre la empresa, que deberá soportar documentalmente que el IBC fue calculado conforme a la normativa vigente.
Principales errores en los reportes a la UGPP
Uno de los principales motivos por los cuales se inicia procesos de fiscalización es la existencia de inconsistencias entre el Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado en la PILA y los valores reales devengados por los trabajadores en nómina. Estas diferencias, aunque en muchos casos no son intencionales, pueden ser interpretadas como inexactitud u omisión en aportes al Sistema de Seguridad Social. Entre los errores más frecuentes se encuentran:
Exclusión indebida de factores salariales:
Pagos como comisiones habituales, bonificaciones constitutivas de salario, recargos o horas extras que no fueron incluidos dentro del IBC.
Clasificación incorrecta de conceptos no salariales:
Algunas empresas reportan pagos como “no constitutivos de salario” sin cumplir los requisitos legales, lo que reduce artificialmente la base de cotización.
Diferencias entre nómina electrónica y PILA:
Valores reportados ante la DIAN que no coinciden con los aportes liquidados en seguridad social.
IBC inferior al salario mínimo legal vigente
Esto genera alertas automáticas en los sistemas de control.
La UGPP no revisa únicamente cifras aisladas; realiza cruces históricos y sectoriales. Si detecta que el porcentaje de aportes frente al total de la nómina está por debajo del promedio del sector, puede iniciar un requerimiento formal. Asimismo, analiza variaciones bruscas en el IBC de un año a otro, cambios frecuentes en la naturaleza salarial de los pagos o disminuciones injustificadas en la base de cotización.
Tipos de multas y sanciones que puede imponer la UGPP
Cuando la UGPP determina que existen reportes inexactos en el IBC o inconsistencias en la PILA, puede iniciar un proceso administrativo de determinación oficial que termina en ajustes obligatorios y sanciones económicas significativas. En 2026, la entidad continúa aplicando las disposiciones establecidas en la Ley 1607 de 2012, la Ley 1819 de 2016 y normas posteriores que fortalecen su facultad sancionatoria. Las principales consecuencias para las empresas incluyen:
Sanción por inexactitud
Se aplica cuando la UGPP detecta que los aportes fueron liquidados sobre una base inferior a la real. La sanción puede alcanzar hasta el 35 % de la diferencia determinada entre lo pagado y lo que debió pagarse, sin incluir intereses.
Intereses moratorios
Además del valor a pagar, la empresa debe asumir intereses moratorios calculados conforme a la tasa establecida por la DIAN, acumulados desde la fecha en que debió realizarse el aporte correcto.
Sanción por omisión
Si la empresa no afilió correctamente a un trabajador o no realizó aportes durante determinados periodos, la entidad puede imponer sanciones que pueden llegar hasta el 60 % del valor dejado de aportar, dependiendo del caso.
Sanción por no enviar información
Cuando la empresa no atiende requerimientos de información o los entrega de manera incompleta o extemporánea, la UGPP puede imponer multas diarias por cada mes de retraso, lo que incrementa el impacto financiero del proceso.
Ajustes retroactivos
Uno de los mayores riesgos es la reliquidación retroactiva de aportes hasta por los últimos cinco años (según los términos de prescripción aplicables). Esto implica recalcular el IBC histórico, generar diferencias acumuladas y aplicar intereses sobre cada periodo.
¿Cómo reducir el riesgo de fiscalización y blindar los reportes ante la UGPP en 2026?
En un entorno donde la UGPP fortalece sus procesos de fiscalización electrónica y cruces de información con la DIAN, la PILA y la nómina electrónica, reducir el riesgo ya no es opcional: es una necesidad estratégica. En 2026, las empresas deben pasar de una gestión reactiva a un modelo preventivo basado en control interno, trazabilidad y análisis técnico del IBC. Para blindar los reportes y minimizar contingencias, es clave:
Auditar periódicamente el Ingreso Base de Cotización (IBC), verificando que todos los factores salariales estén correctamente incluidos conforme al Código Sustantivo del Trabajo y la normativa de seguridad social.
Conciliar nómina electrónica, contabilidad y PILA, asegurando que no existan diferencias entre lo reportado ante la DIAN y lo liquidado en aportes.
Revisar la naturaleza salarial de bonificaciones, comisiones y pagos variables, evitando clasificaciones incorrectas que puedan generar inexactitudes.
Documentar acuerdos laborales y soportes contractuales, especialmente en esquemas de salario integral o pagos no constitutivos de salario.
Establecer controles sobre trabajadores independientes y contratos de prestación de servicios, validando que el IBC corresponda al porcentaje legal sobre los ingresos mensualizados.
Responder oportunamente a requerimientos de información, con expedientes organizados y trazabilidad documental.
Software de nómina
Los reportes inexactos ante la UGPP no son un simple error operativo; representan un riesgo financiero, legal y reputacional que puede comprometer la estabilidad de cualquier organización. Las diferencias en el Ingreso Base de Cotización (IBC), inconsistencias en la PILA o desalineaciones entre nómina electrónica y aportes a seguridad social pueden convertirse en procesos de fiscalización con sanciones que incluyen intereses, multas por inexactitud y ajustes retroactivos de varios años. En un entorno donde la fiscalización es cada vez más tecnológica y basada en cruces masivos de información, la prevención es la única estrategia realmente efectiva. Por eso, el Software de Nómina de Sinergy & Lowells no solo automatiza la liquidación salarial, sino que incorpora controles avanzados de validación, trazabilidad y coherencia normativa que reducen significativamente el riesgo de contingencias ante la UGPP. Además, presentamos un modelo de auditoría digital preventiva, diseñado para detectar inconsistencias antes de que se conviertan en sanciones formales. A través de validaciones cruzadas, análisis de variaciones en el IBC y revisión estructurada de reportes, las empresas pueden blindar su gestión de nómina y fortalecer su cumplimiento normativo en 2026.