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Liquidar una nómina en Excel es una práctica favorable para muchas organizaciones, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Excel presenta una gama muy amplia con respecto a la gestión de nóminas, como: plantillas, planillas, liquidador, formatos, etc. Sin embargo, con las constantes actualizaciones normativas y el crecimiento constante que puede llegar a tener una organización, esta herramienta puede ser insuficiente para llevar a cabo una óptima gestión de nómina. Es por ello, que en el presente artículo se busca plantear los alcances que tiene la liquidación de nómina en programas como Excel; y destacar qué otras herramientas pueden ser complementarias a esta. En Sinergy & Lowells te contamos.
Liquidación de nómina
Nómina en Excel
Si bien, esta es una herramienta que favorece en gran medida a las organizaciones, hay situaciones que pueden llegar afectar la gestión de nómina de una organización, entre estos factores podemos encontrar los errores humanos, lo cual puede desencadenar en inexactitudes a la hora de realizar los cálculos y los pagos, ya sea de salario, seguridad social, comisiones, recargos, horas extras, créditos, y/o hasta la rendición del documento soporte por empleado, etc. Estos errores pueden llevar a correcciones costosas, generando sanciones económicas, como se explica a continuación:
Errores humanos
Inexactitud
La posibilidad de cometer errores al ingresar los datos de manera manual es alta. Un error en una fórmula o en la introducción de datos puede afectar significativamente la precisión de la nómina.
Correcciones costosas
Identificar y corregir errores en una hoja de cálculo puede resultar tedioso y costoso en términos de tiempo y recursos.
Seguridad y confidencialidad
Otro de los alcances, los cuales se han convertido en una necesidad para las organizaciones es la seguridad y la confidencialidad, aspecto el cual no está al alcance de una herramienta como Excel.
Riesgo de acceso no autorizado
Las hojas de cálculo pueden ser fácilmente accesibles y modificadas por personas no autorizadas, comprometiendo la confidencialidad de la compañía.
Pérdida de datos
Las hojas de cálculo pueden ser accidentalmente eliminadas o dañadas, lo cual puede significar una pérdida de información crítica.
Falta de automatización
Actualmente, la automatización ha sido una de las necesidades que ha surgido en las organizaciones, debido a las exigencias del mundo de hoy y de las constantes actualizaciones que surgen, por lo que muchas empresas han optado por implementar herramientas vinculadas a la automatización. Si bien, esta herramienta permite simplificar procesos, no logra cumplir con los niveles a los que sí puede llegar un sistema de nómina, por ejemplo:
Proceso manual
La actualización y el mantenimiento de la nómina en herramientas como Excel requiere una gran inversión de tiempo, ya que cada cambio o actualización debe realizarse de manera manual.
Ineficiencia
La falta de automatización puede llevar a procesos más lentos y menos eficientes en comparación con las soluciones de un sistema de nómina.
Cumplimiento legal
Con los cambios normativos que han venido surgiendo en los últimos años a nivel nacional, muchas empresas han recurrido a largas jornadas de capacitación para evitar sanciones legales y económicas, cambios como: la implementación de la nómina electrónica, la reducción de la jornada laboral y la reforma pensional, etc; son algunas actualizaciones y parametrizaciones que solo pueden ser realizadas por un sistema especializado, aspecto el cual no se encuentra dentro de los alcances de herramientas como Excel, generando:
Dificultad en la actualización
Las normativas laborales y fiscales cambian con frecuencia; mantenerse al día con estos cambios y reflejarlos correctamente en Excel puede ser una labor complicada y propensa a errores.
Reportes y auditoría
Las soluciones de software de nómina están diseñadas para generar reportes y cumplir con los requisitos de auditoría, lo cual en Excel puede resultar difícil de manejar y verificar.
Escalabilidad
Crecimiento de la empresa
A medida que la empresa crece, la gestión de nómina en Excel se vuelve insostenible. Manejar una creciente cantidad de empleados y datos, puede convertirse en una labor abrumadora y poco práctica.
Integración
Las soluciones de software de nómina pueden integrarse fácilmente con otros sistemas empresariales (como contabilidad y recursos humanos), mejorando la eficiencia y la precisión en la gestión de la información.
Soporte y actualización
Falta de asistencia técnica
En caso de problemas o necesidades de personalización, Excel no ofrece el mismo nivel de asistencia que un proveedor de sistema especializado.
Actualizaciones
Las soluciones de software de nómina se actualizan regularmente para incluir nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad, lo cual no se aplica a una hoja de cálculo en Excel.
En términos generales, liquidar la nómina en Excel puede ser una solución temporal y factible para algunas compañías que están en sus primeras etapas o en proceso de crecimiento. Sin embargo, para garantizar precisión, seguridad, cumplimiento legal y eficiencia es recomendable optar por una solución de software especializada en la gestión de nómina. Adicionalmente, esta alternativa puede presentar beneficios adicionales tanto para el empleador como para los trabajadores, como lo es liquidación y pago de salarios a tiempo y en el menor tiempo posible; liquidación multi contratos y multi empresas de manera manual y masiva; acceso al portal del empleado y del empleador, flujos de trabajo, un formato pago de prestaciones de ley, cálculos exactos, descarga de reportes y acceso a la información en tiempo real, descarga de comprobante; y parametrización y un modelo del sistema personalizado a partir de la necesidad del cliente.
Estas herramientas no solo reducen el riesgo de posibles errores y mejoran la seguridad, sino que también permiten una mejor escalabilidad y apoyo conforme la empresa se encuentre en crecimiento. De igual manera permite agilizar y simplificar cada tarea que se presenta en las Áreas de Nómina y Recursos Humanos, aumentando la productividad de la organización.
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