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La adquisición de un servicio especializado en nómina como es el caso del Outsourcing, puede aportar un sinfín de soluciones para su empresa. Por eso en Sinergy & Lowells le explicamos en qué consiste este servicio y cuáles son sus beneficios.
¿Qué es el outsourcing?
En Sinergy & Lowells hemos definido el término de outsourcing como una solución, la cual se enfoca en tercerizar todos aquellos procesos vinculados a la gestión interna de una organización, generando mayor optimización a las empresas al momento de liberar los procesos.
¿Qué es el outsourcing de nómina?
El servicio de Outsourcing de Nómina,consiste en la subcontratación de todos los procesos relacionados con la gestión y administración de nómina. Este convenio le ha permitido a las organizaciones optimizar sus procesos de nómina y muchas labores vinculadas al área de Recursos Humanos permitiéndoles así centrarse en sus objetivos de negocio. La solución BPO de Nómina le ha permitido a las organizaciones mejorar sus procesos internos y hacer de ellos más eficientes. La asesoría legal y tributaria que ofrece la tercerización de nómina es un aspecto importante por parte de la entidad prestadora del servicio y de sus analistas.
Beneficios del Outsourcing de Nómina
El BPO de nómina le garantizará al empleador:
Gestión de nómina
El empleador podrá liberar las cargas relacionadas a las tareas de nómina, enfocándose en el core de negocio. Asimismo, su único papel dentro del proceso de tercerización será aprobar el pago y mantener un constante seguimiento y comunicación con el analista de nómina, quien se encuentra vinculado responsable de la nómina.
Cálculos - liquidación de nómina
La externalización nómina le garantiza al empleador la realización de cálculos y todas aquellas funciones relacionadas a la liquidación, como: pago aportes de salud y pensión; gestión de incapacidades, aportes voluntarios, aportes AFC, liquidación de cesantías, primas y contratos; afiliaciones a ARL y EPS, etc.
Cumplimiento legal
La tercerización de nómina le permitirá a las organizaciones llevar un óptimo y adecuado cumplimento legal y tributario; evitando así sanciones por entidades como la DIAN y UGPP.
Seguridad de datos y confidencialidad
La seguridad de datos y la confidencialidad es importante en la gestión de nómina, ya que en muchas ocasiones el filtro de la información puede ser frecuente. Por lo que la tercerización de nómina resulta ser clave para prevenir esta problemática.
Nómina electrónica
En el caso de la nómina electrónica, el outsourcing de nómina podrá emitir los archivos planos y los datos al operador, para que este lo transmita.
Gestión de entregables y reportes
Reportes quincenales y mensuales sobre pagos de nómina, data maestra (hojas de vida), devengados y descuentos a empleados.
Gestión de contabilización
Generación de la integración financiera con el sistema de contabilidad de la organización.
Acceso a plataforma y/o sistema
Las tecnologías que brindan soluciones en nómina son cada vez más requeridas para gestionar la información de una compañía, principalmente por su veloz adaptación al enfoque de cualquier empresa. Es por ello, que tanto el empleador como el empleado pueden acceder a la plataforma.
En el caso del empleador, este puede acceder como usuario administrador y observar desde allí toda la gestión por parte del outsourcing. Por otra parte, el trabajador puede acceder al autoservicio del empleado, en donde encontrará funcionalidades como libro fiscal de vacaciones, desprendible de nómina en donde encontrará el total devengado, certificado de retenciones en la fuente, etc.
Tips para hacer un outsourcing exitoso
Tener los objetivos claros, Este proceso es importante porque define las metas que se quieren lograr con la tercerización de los servicios.
Escoger el proveedor adecuado, este punto es vital, ya que, va a ser la empresa a la cual se le brindará información relevante.
Mantener una comunicación constante, este proceso se debe de llevar de manera efectiva, continua y clara, con el fin de que el proveedor pueda entender y responder a las expectativas planeadas
Sistema de inspección, en este punto se sigue de manera constant
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