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¿Qué es un Software de nómina?
El software de nómina es una herramienta tecnológica, la cual facilita y aumenta la productividad de una empresa. La implementación de un programa de nómina se centra en múltiples aspectos que abarca la gestión interna de una organización como: el pago a empleados, pagos a terceros, gestión y reporte de novedades e incapacidades; aporte de seguridad social, liquidación de cesantías y primas, etc. Estas tareas aunque son de suma importancia, alejan a la organización de su core de negocio.
Beneficios de un software de nómina
Una de las principales funciones de un programa de nómina es la automatización de muchos procesos administrativos, en especial de las áreas de Recursos Humanos, Contabilidad y/o Nómina. Un adecuado software de gestión de nómina debe tener la capacidad de reducir tiempos, costos y errores. adicionalmente, debe estar dispuesto a adaptarse a las necesidades de cualquier organización y sobre todo debe garantizar a la empresa confianza y seguridad mediante los siguientes beneficios:
Cálculos exactos por parte de un sistema de nómina
Al momento de realizar la liquidación de nómina y el cálculo para realizar pago a colaboradores es importante realizar los cálculos de la mejor manera posible, debido a que cualquier error puede desencadenar en sanciones financieras y/o tributarias por parte de entidades como la DIAN, la UGPP o el Ministerio del Trabajo.
Una óptima gestión de documentos:
Gracias a un programa de nómina la persona encargada de estos procesos puede llevar una óptima gestión documental, debido a que toda la información puede estar alojada en un solo lugar y de manera digital, evitando papeleos y archivo de manera física.
Seguridad
Uno de los requisitos básicos que debe garantizar un programa especializado de nómina es la seguridad de la información, debido a que en esta plataforma se alojan la base de datos de la organización, de los empleados y cualquier filtro de información o ataque puede poner en riesgo el bienestar de la compañía.
Accesibilidad
Para obtener una optimización significativa en los procesos y cálculos de nómina es importante que la empresa prestadora del servicio garantice una interfaz fácil de manejar y de acceder, facilitándole a las personas de Recursos Humanos y Nómina la gestión.
Integración
Un programa de nómina debe estar dispuesto y diseñado para integrarse con los otros sistemas de compañía, como por ejemplo, sistemas de contabilidad, financieros, de inventario y con nómina electrónica etc.
Nómina electrónica: ¿Qué norma regula la nómina electrónica en Colombia?
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas afirma que:
Resolución 000013 de 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
Sistema nube (web)
Con el auge de la revolución tecnológica, para garantizar la seguridad y la facilidad, es importante que un software de nómina no solamente se encuentre de manera local, sino también en la nube, permitiéndole a la persona encargada liquidar la nómina, el pago a los bancos y otras tareas de nómina desde cualquier lugar del mundo.
Un óptimo cumplimiento normativo
Al momento de adquirir un software de nómina es importante tener en cuenta el cumplimiento normativo, gracias a las parametrizaciones, con el fin de que se caiga en sanciones económicas. Es decir, el software que la empresa desee implementar en su gestión debe garantizar que al momento que salga una normativa nueva, se actualice conforme a dicha ley.
Generación de reportes
La generación y entrega de reportes son uno de los requerimientos que debe atender la entidad prestadora del servicio de software, ya que esto puede agilizar la tarea de análisis de los procesos.
Liquidaciones de contratos
El proceso de ingreso y retiro de un empleado es una tarea que se presenta constantemente, por eso, es importante que la plataforma se adapte a esas funciones.
Portal del empleado
La generación de volantes de pagos, desprendibles y/o comprobantes de pago era una tarea que se desarrollaba manualmente, por lo que el software de nómina le ha permitido a las empresas agilizar este procesos a través de un portal asignado al trabajador accediendo a este por medio de un correo electrónico o con el nombre y una contraseña
Gestión de pagos a terceros y seguridad social
El pago de seguridad social es una de las exigencias realizadas por la ley en Colombia al momento de realizar la liquidación de nómina. Es por ello, que un software de nómina le permitirá a las empresas realizar los aportes a los sistemas de seguridad social como: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), Mi planilla, de manera rápida, así como a terceros como lo son los bancos.
Eficiencia y Cumplimiento: Automatización con un programa de Software de nómina actualizado
Un software adaptado a las últimas actualizaciones tanto tecnológicas como legales, ofrece a las compañías soluciones y herramientas para la automatización y simplificación en procesos, además de reducir tiempos y costos en el proceso de nómina.
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