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En Colombia, la retención en la fuente por ingresos laborales es un mecanismo utilizado por el Estado para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los trabajadores. En el presente artículo abordaremos y explicaremos aspectos importantes de la retención en la fuente por ingresos laborales. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es la retención en la fuente por ingresos laborales?
Consiste en la retención anticipada de una parte de los ingresos laborales de un trabajador (empleado o contratista) por parte de su empleador. Esta retención se realiza en el momento del pago y el dinero retenido es entregado directamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la autoridad fiscal en Colombia.
¿Cómo funciona la retención en la fuente?
1. Cálculo de retención
La retención se calcula según los ingresos del trabajador, la tarifa que le corresponde de acuerdo a su nivel de ingresos y a las deducciones que se le puedan aplicar.
2. Base de cálculo
La retención en la fuente sobre los ingresos laborales se calcula sobre el salario o los pagos que recibe el trabajador. Sin embargo, la base del cálculo no siempre es el salario bruto completo, sino que se pueden restar ciertos descuentos permitidos por la ley, como aportes a seguridad social, fondos de pensiones, entre otros.
3. Tarifas progresivas
En Colombia, la tarifa de retención en la fuente es progresiva, dependiendo del salario del trabajador, es decir, entre más alto sea su salario, mayor será el porcentaje correspondiente a la retención. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establece unas tablas anuales, las cuales se encuentran estipuladas en el Artículo 383 del Estatuto Tributario (ET) y donde se determina el porcentaje de retención según el monto de los ingresos.
4. Cálculo y pago
Luego de realizar la retención correspondiente, el empleador debe emitir el monto retenido a la DIAN. Esta obligación debe cumplirse de manera mensual, es decir, se retiene y se paga mensualmente sobre los salarios de los empleados.
5. Declaración anual
Aunque los trabajadores tienen retenciones a lo largo del año, al final del año fiscal deben presentar su declaración de renta (si aplican los umbrales establecidos por la DIAN). En este momento se verifica si la cantidad de impuestos retenidos fue correcta y si el trabajador tiene derecho a un saldo a favor, es decir, un reembolso de impuestos o si por el contrario, debe pagar más impuestos.
¿Qué personas deben pagar retención en la fuente?
La retención en la fuente por ingresos laborales en Colombia aplica para:
Empleados que perciban salarios, prestaciones sociales y cualquier otro tipo de ingreso laboral.
Contratistas que prestan servicios independientes bajo contratos de prestación de servicios, en los que se aplican retenciones dependiendo de la naturaleza del contrato y los ingresos.
¿Cómo se calcula la retención en la fuente?
La retención en la fuente se calcula utilizando tarifas progresivas que están determinadas en las tablas de retención que publica la DIAN anualmente. Estas tablas varían en función de los ingresos y pueden considerar aspectos como la existencia de dependientes, el tipo de contrato y las deducciones permitidas.
Generalmente, el porcentaje de retención se calcula de la siguiente manera:
1. Se toma el salario mensual del trabajador.
2. Se resta lo que se llama base exenta, que corresponde a una cantidad mínima que se encuentra exenta de impuestos y que se encuentra relacionado con el salario mínimo legal mensual vigente.
3. El saldo restante se aplica a las tarifas progresivas que establece la DIAN.
¿Qué factores pueden influir en la retención?
Salario
A mayor salario, mayor será la tarifa de retención, ya que el sistema es progresivo.
Dependientes
Los trabajadores pueden aplicar deducciones si tienen dependientes (por ejemplo, hijos menores de edad), lo cual puede reducir la base sobre la cual se aplica la retención.
Aportes a seguridad social:
Los pagos a pensión, salud y otros aportes a la seguridad social se restan del salario bruto, lo que reduce la base para la retención.
Excepciones
Existen algunos casos en los cuales la retención en la fuente no se aplica, o se aplica de manera diferente. Por ejemplo:
Los ingresos que están por debajo de ciertos límites no están sujetos a retención. Si un trabajador tiene ingresos muy bajos, es posible que no le retengan impuestos o que se apliquen tarifas muy bajas.
En algunos casos, los trabajadores pueden solicitar que no se les realice la retención siempre y cuando cumplan con lo establecido por la DIAN, como en el caso de los trabajadores independientes con ingresos bajos.
¿Por qué es importante la retención en la fuente por ingresos laborales?
Garantiza el cumplimiento tributario:
Asegura que los impuestos se recauden de manera continua y oportuna, evitando que los trabajadores olviden o evadan su responsabilidad fiscal.
Reduce la evasión fiscal:
Como el empleador retiene los impuestos de manera directa, minimiza el riesgo de que los trabajadores incurran en errores o no paguen el monto que corresponde.
Aligera la carga tributaria para los trabajadores:
Distribuye el pago de impuestos a lo largo del año, lo cual evita un pago elevado al final del año.
Facilita la administración tributaria:
El proceso centralizado reduce costos administrativos y mejora la eficiencia del sistema tributario.
Ajuste anual en la declaración de renta:
Permite a los trabajadores ajustar su declaración para recibir reembolsos o pagar la diferencia si es necesario.
Contar con un software de nómina de última tecnología es fundamental para gestionar eficientemente la retención en la fuente por ingresos laborales y cumplir con las obligaciones fiscales de manera precisa y oportuna. Un software de nómina actualizado calcula de manera automática y exacta la retención en la fuente de acuerdo con las tablas y normativas fiscales vigentes, adaptándose a cualquier cambio en las leyes tributarias. Esto garantiza que los cálculos sean correctos, evitando errores humanos que podrían resultar en sanciones o pagos incorrectos.
Además, el sistema de nómina tiene la capacidad de gestionar ingresos variables como bonos, comisiones y de aplicar las retenciones correspondientes, incluso si estos ingresos fluctúan. Al hacerlo, asegura que cada pago se ajuste a la normativa vigente sin necesidad de una intervención manual.
Otro aspecto relevante es la capacidad del software para generar reportes fiscales detallados, lo que facilita la declaración de impuestos y la remisión de pagos a la DIAN. Así las empresas pueden cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más eficiente, reduciendo el riesgo de errores o demoras en el pago.
Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.
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