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RetenciĆ³n en la fuente para empleados en Colombia: Procedimiento 1 y 2
- Daniel Moreno
- hace 21 horas
- 4 Min. de lectura
La retenciĆ³n en la fuenteĀ para empleados en Colombia es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la rentaĀ que deben aplicar los empleadores sobre los pagos o abonos derivados de ingresos laborales. Este sistema permite que el Estado Colombiano, a travĆ©s de la DirecciĆ³n de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), recaude de manera progresiva el impuesto durante el aƱo gravable. Con la entrada en vigor de la Ley 2277, se introdujeron ajustes relevantes en materia de renta para personas naturales, afectando la depuraciĆ³n de la base gravable, las rentas exentas y las deducciones aplicables a quienes perciban rentas de trabajo.
La retenciĆ³n en la fuente por ingresos laborales puede aplicarse bajo dos mĆ©todos: Procedimiento 1 y Procedimiento 2, regulados por el Estatuto Tributario. En Sinergy & Lowells le contamos las reglas que tiene cada procedimiento para el cĆ”lculo de la base de retenciĆ³n y la tarifa aplicable.
ĀæQuĆ© es la retenciĆ³n en la fuente y cuĆ”l es su fundamento legal?
La retenciĆ³n en la fuenteĀ es un mecanismo mediante el cual el empleador actĆŗa como agente retenedorĀ del impuesto de renta. Esto significa que, al momento de realizar el pago de salarios u otros ingresos laborales, debe descontar un valor determinado y consignarlo posteriormente a la DIAN. Este sistema se aplica a tĆtulo de impuesto sobre la rentaĀ y busca garantizar el recaudo progresivo durante el aƱo gravable, evitando que el contribuyente tenga que asumir la totalidad del impuesto en su declaraciĆ³n anual.
ĀæQuiĆ©nes estĆ”n sujetos a retenciĆ³n por ingresos laborales?
Las personas naturalesĀ residentes que perciban rentas de trabajoĀ derivadas de salarios, prestaciones sociales, cesantĆasĀ e intereses sobre cesantĆas, asĆ como honorarios, comisionesĀ y demĆ”s pagos o abonos en cuenta originados en un vĆnculo laboral, legal y reglamentario. La retenciĆ³n no se aplica automĆ”ticamente a todos los trabajadores, ya que su procedencia depende del monto de los ingresos, la correcta depuraciĆ³n de la base gravableĀ y la aplicaciĆ³n de la tabla de retenciĆ³n vigente expresada en UVT, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Tributario.
Tabla de retenciĆ³n en la fuente 2026:
DepuraciĆ³n de la base gravable: CĆ³mo se calcula la base de retenciĆ³n
Antes de aplicar cualquier tarifa de retenciĆ³n, es obligatorio realizar la depuraciĆ³n de la base.
El proceso general es el siguiente:
Determinar los ingresos brutosĀ del trabajador.
Restar los ingresos no gravados (como aportes obligatoriosĀ a salud y pensiĆ³n).
Aplicar deducciones permitidas.
Restar rentas exentas dentro de los lĆmites legales.
El resultado corresponde a la base gravable o base de retenciĆ³n, sobre la cual se aplicarĆ” la tarifa correspondiente segĆŗn el procedimiento elegido.
Procedimiento 1: CĆ”lculo mensual con tabla de retenciĆ³n
El Procedimiento 1 consiste en realizar mensualmente el cĆ”lculo de la retenciĆ³n en la fuenteĀ aplicando la tabla progresiva vigente, expresada en UVT, sobre la base gravableĀ previamente depurada. En este mĆ©todo, el empleador determina los ingresos laboralesĀ del perĆodo, efectĆŗa la depuraciĆ³n correspondiente restando ingresos no gravados, deduccionesĀ y rentas exentas dentro de los lĆmites legales y posteriormente ubica el resultado en la tabla establecida en el Estatuto TributarioĀ para aplicar la tarifa de retenciĆ³n correspondiente. Debido a que el cĆ”lculo se realiza mes a mes, el valor retenido puede variar si cambian los ingresos del trabajador o su base de retenciĆ³nĀ durante el aƱo gravable.
Procedimiento 2: AplicaciĆ³n del porcentaje fijo de retenciĆ³n
El Procedimiento 2, en cambio, se basa en la determinaciĆ³n de un porcentaje fijo de retenciĆ³n calculado a partir de una proyecciĆ³n de los ingresos laboralesĀ del trabajador. Para ello, se estima la renta anual, se realiza la depuraciĆ³n correspondiente y se obtiene un porcentaje que serĆ” aplicado de manera constante durante un perĆodo determinado, generalmente semestral. Este mĆ©todo permite mayor estabilidad en el valor descontado mensualmente, aunque requiere una adecuada proyecciĆ³n inicial para evitar diferencias significativas al momento de presentar la declaraciĆ³n del impuesto de renta.
Diferencias entre el procedimiento 1 y el procedimiento 2
Software de nĆ³mina
Obligaciones del empleador y cumplimiento ante la DIAN
La retenciĆ³n en la fuenteĀ por ingresos laboralesĀ no es una opciĆ³n, sino una obligaciĆ³n legal para las entidades que realizan pagos o abonos en cuenta a trabajadores sujetos al impuesto sobre la renta. El empleador actĆŗa como agente retenedorĀ y, por tanto, es responsable de efectuar correctamente la depuraciĆ³n de la base gravable, aplicar el procedimiento correspondiente ya sea el Procedimiento 1 o el Procedimiento 2, calcular la tarifa de retenciĆ³nĀ segĆŗn la tabla vigente en UVTĀ y declarar oportunamente los valores retenidos ante la DirecciĆ³n de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Un error en el cĆ”lculo de la retenciĆ³n, en la aplicaciĆ³n del porcentaje fijo o en la determinaciĆ³n de las deducciones y rentas exentas puede generar sanciones, intereses y contingencias fiscales que afectan tanto a la empresa como al trabajador. Por ello, mĆ”s allĆ” de conocer la normativa contenida en el Estatuto TributarioĀ y las actualizaciones introducidas por la Ley 2277, las organizaciones deben contar con herramientas tecnolĆ³gicas que garanticen precisiĆ³n, control y cumplimiento en el cĆ”lculo de la retenciĆ³n en la fuente.
El Software de NĆ³minaĀ de Sinergy & LowellsĀ permite parametrizar la depuraciĆ³n de la base, aplicar correctamente los procedimientos 1 y 2, gestionar las actualizaciones normativas y generar los reportes necesarios para el adecuado cumplimiento ante la DIAN. De esta manera, las empresas no solo optimizan su proceso de nĆ³mina, sino que reducen riesgos fiscalesĀ y fortalecen su control tributarioĀ durante el aƱo gravable.