Conoce qué es la liquidación de nómina y que se debe tener en cuenta para calcularla. En Sinergy & Lowells te contamos.
La liquidación de nómina es un procedimiento detallado el cual implica calcular los ingresos generados por los días laborados por un empleado. En este proceso también se incluyen las deducciones pertinentes al salario del trabajador en un periodo de tiempo determinado. El objetivo principal de la liquidación de nómina es determinar el monto total y exacto a pagar al empleado.
Es de vital importancia que durante el proceso de liquidación se establezcan claramente los conceptos y se especifique el origen de cada valor, para de esa manera garantizar la transparencia con los empleados. Es una tarea que requiere de precisión y de atención para no caer en posibles errores que puedan impactar de manera negativa en este proceso.
¿Cómo calcular la liquidación de nómina?
Para el cálculo de la liquidación de nómina se deben tener en cuenta los siguientes conceptos que pueden variar dependiendo del empleado y de la situación laboral que presente cada uno.
Devengos
Se incluyen los valores correspondientes al salario base, horas extra trabajadas, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo y otros conceptos que pueden generar ingresos adicionales para el empleado.
Prestaciones sociales
En este caso se calculan y liquidan beneficios como lo son primas de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones y bonificaciones, basándose en las normativas laborales y en el contrato del empleado.
Aportes a la seguridad social
Se deducen los valores que corresponden a los aportes obligatorios a la salud (4%), aportes a pensión (4%) y riesgos laborales; tanto del empleado como de la empresa, tal cual como se encuentra establecido en la Ley 100 de 1993, artículo 17 y en los convenios colectivos.
Descuentos
Se consideran deducciones como anticipos, préstamos, embargos judiciales, retenciones por concepto de impuestos y otras deducciones que son autorizadas por ley o en acuerdo entre las partes.
Se deben liquidar y sumar todos los conceptos para poder determinar el valor total de lo que ganó el trabajador en ese periodo. Asimismo es importante que en el proceso de liquidación de nóminas se cuente con un manejo preciso de los conceptos mencionados anteriormente, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y legales, tanto para el empleador como para el empleado.
A continuación se explican las obligaciones que tiene el empleador y a su vez el empleado.
Errores más comunes en el cálculo de la nómina
Incumplimiento en los pagos
El incumplimiento en los pagos hace referencia a la falta de cumplimiento en la entrega de los pagos salariales en las fechas y periodos establecidos, ya sea quincenal, semanal o mensual.
Esta situación puede desencadenar en problemas legales con las autoridades correspondientes, riesgos de auditorías y afectaciones en la relación laboral con los colaboradores. Es fundamental cumplir con los compromisos de pago de manera puntual para así mantener la confianza y la estabilidad en el ambiente laboral y evitar consecuencias negativas para la empresa, tanto externa como internamente.
No clasificar a los colaboradores
Hace referencia a no reconocer las diferencias individuales en términos laborales, como pagos por horas extras o el salario mínimo aplicable. Este error puede ocurrir al momento de preparar las nóminas y tiene como consecuencia que la empresa no otorgue los beneficios adecuados a cada empleado. Es de suma importancia realizar una clasificación correcta y precisa de los colaboradores en la nómina, teniendo en cuenta sus condiciones laborales y derechos, para de esa manera garantizar un proceso justo y eficiente en la gestión de recursos humanos y evitar implicaciones financieras negativas para la empresa.
Olvidar descuentos y retenciones de salarios
No tener en cuenta retenciones o descuentos en los cálculos de nómina implica ignorar deducciones importantes que afectan el salario final de los empleados. Esta omisión resulta en errores recurrentes que conducen a que el cálculo final de la nómina se realice de manera incorrecta.
Es importante considerar todas las retenciones y descuentos aplicables como lo son impuestos, aportes a seguridad social, préstamos y otras deducciones autorizadas, de esa manera se garantiza una liquidación de nómina precisa y justa de los salarios de los trabajadores.
No estar actualizado sobre las nuevas normas fiscales
Las normas fiscales están sometidas a cambios constantes, es por esta razón que resulta clave que las personas encargadas de la nómina estén actualizadas e informadas para evitar sanciones o multas por parte de las autoridades fiscales. Estar actualizado respecto a las normativas fiscales y sus cambios, garantiza cumplir de manera adecuada con las obligaciones tributarias y mantener una gestión financiera legal y transparente.
¿Cómo evitar los errores más comunes en el cálculo de nómina?
Software de nómina
A lo largo del tiempo muchas empresas han recurrido a implementar herramientas como Excel para llevar a cabo la gestión y liquidación de nómina. Sin embargo, aquellas empresas que se encuentran en constante crecimiento se han visto obligadas a trascender e implementar últimas tecnologías que agilicen y simplifiquen los procesos de nómina. Es por lo anterior que en muchas situaciones se ha optado por implementar un software de nómina especializado, esto con el fin de reducir costos y tiempo y cumplir con las normativas vigentes en Colombia exigidos por el Gobierno Nacional, el Ministerio del Trabajo, la DIAN, UGPP, entre otras entidades, las cuales exigen a las organizaciones llevar un óptimo control en la gestión de nómina y la gestión administrativa.
Outsourcing de nómina
Otro de los servicios alternos que muchas empresas han optado por implementar es la tercerización de los procesos de nómina, en donde una empresa delega todas las tareas y el empleador supervisa la gestión. Esto no significa que el empleador o la persona responsable de la nómina se desvincule de los procesos, por el contrario estará inmersa y tendrá el control de la información pero en un menor grado, debido a que uno de los objetivos de el Outsourcing de nómina es hacer que las empresas se enfoquen en sus objetivos de negocio, siempre y cuando el proveedor de nómina les garantice seguridad, confidencialidad e integridad en el servicio prestado, favoreciendo no solo a las áreas de nómina y Recursos Humanos, sino a la compañía en general.