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¿Qué es la gestión documental? ¿Cómo llevar una correcta gestión?

Conoce qué es la gestión documental y cuáles son sus principales ventajas. En Sinergy & Lowells te contamos.

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Gestión documental

La gestión documental es el conjunto de procesos y recursos que se utilizan para organizar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente dentro de una empresa u organización. Esto incluye tanto documentos en formato físico, como digital. Algunos de los documentos que son gestionados incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, registros de inscripción en entidades gubernamentales, hojas de vida, desprendibles de nómina entre otros. 


La gestión documental busca también la automatización de flujos de trabajo relacionados con la creación, revisión, aprobación y distribución de estos documentos; optimizando así los procesos y mejorando la productividad en la gestión de la información. 


Ventajas de un sistema de gestión documental


Permite almacenamiento en la nube

La gestión en la nube hace referencia al almacenamiento y acceso de datos, archivos y documentos en servidores remotos a los que cualquier persona puede acceder y editar desde cualquier parte del mundo que cuente con conexión a internet. 


Soporta el trabajo colaborativo a distancia

La gestión documental en entornos de trabajo a distancia, hace referencia a la capacidad que tiene el sistema para permitir que múltiples personas puedan colaborar de manera efectiva en un mismo documento, incluso si su ubicación geográfica no es la misma. 


Seguridad y encriptación

Al ofrecer seguridad y encriptación, se cuenta con medidas robustas para proteger los datos de una empresa y evitar violaciones y accesos no autorizados. Algunos de estos aspectos clave son: Encriptación de datos, identificación de usuarios y contraseñas; restricción y auditoría de acceso; y protección contra amenazas cibernéticas.


Un sistema de gestión documental que cuente con estas características ayuda a garantizar la seguridad de la información empresarial, cumpliendo con las regulaciones de privacidad y protección de datos y evitando posibles riesgos relacionados con violaciones de seguridad digital.


Automatización de procesos

La automatización de procesos, también conocida como automatización de flujo de trabajo, es una estrategia que optimiza la eficiencia y la calidad de los diferentes procesos empresariales al reducir la intervención humana y realizar tareas de forma automática. Lo anterior, es esencial para agilizar y simplificar las operaciones de un negocio, aumentando la rentabilidad y el nivel de competitividad. 


Esto incluye aspectos como eficiencia y calidad, optimización de tiempo, adaptabilidad y alertas y notificaciones. 


Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada es una característica de vital importancia en un sistema de gestión documental, ya que ofrece múltiples beneficios para las empresas. Esta función garantiza la integridad de los documentos firmados a través del sistema, asegurando de esa manera que no existan alteraciones desde el momento de la firma. También certifica la identidad de los firmantes, previniendo así posibles negaciones de haber realizado la firma en el futuro. 


La firma electrónica avanzada no solo asegura la integridad y autenticidad de los documentos, sino que también aporta beneficios en términos de validez legal, eficiencia operativa y seguridad. 


Ayuda en el cumplimiento de la normatividad

Al momento de una auditoría, una empresa debe estar preparada con todos sus documentos en regla, es en ese momento donde el sistema de gestión documental toma importancia. Al momento de contar con todos los documentos físicos también en formato digital, se puede tener la seguridad de que los documentos de la empresa están a salvo y almacenados con la normatividad necesaria.


Software de nómina: ¿Cómo vincularla con la gestión documental?

Un software de nómina le permite a las organizaciones simplificar y automatizar los procesos, generando los pagos en el menor tiempo posible. Cuando una organización desea implementar un sistema de nómina debe percatarse que dicho sistema cuente con la posibilidad de llevar una correcta gestión documental de manera segura, debido a que muchas labores como el cargue de novedades, la gestión de incapacidad, el almacenamiento de las hojas de vida, el libro fiscal de vacaciones de un empleado, etc, son tareas que requieren de un orden con el fin de administrar una nómina correctamente y de una forma indirecta, evitar sanciones legales. Cabe resaltar que una óptima gestión documental, la cual se encuentra automatizada, puede agilizarlos procesos. 


Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.

   

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