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ĀæQuĆ© es la gestiĆ³n documental? ĀæCĆ³mo llevar una correcta gestiĆ³n?
- Juan Esteban Blanco
- 12 abr 2024
- 3 Min. de lectura
Actualizado: 25 abr 2024
Conoce quĆ© es la gestiĆ³n documental y cuĆ”les son sus principales ventajas. En Sinergy & Lowells te contamos.
GestiĆ³n documental
La gestiĆ³n documental es el conjunto de procesos y recursos que se utilizan para organizar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente dentro de una empresa u organizaciĆ³n. Esto incluye tanto documentos en formato fĆsico, como digital. Algunos de los documentos que son gestionados incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, registros de inscripciĆ³n en entidades gubernamentales, hojas de vida, desprendibles de nĆ³mina entre otros.Ā
La gestiĆ³n documental busca tambiĆ©n la automatizaciĆ³n de flujos de trabajo relacionados con la creaciĆ³n, revisiĆ³n, aprobaciĆ³n y distribuciĆ³n de estos documentos; optimizando asĆ los procesos y mejorando la productividad en la gestiĆ³n de la informaciĆ³n.Ā
Ventajas de un sistema de gestiĆ³n documental
Permite almacenamiento en la nube
La gestiĆ³n en la nube hace referencia al almacenamiento y acceso de datos, archivos y documentos en servidores remotos a los que cualquier persona puede acceder y editar desde cualquier parte del mundo que cuente con conexiĆ³n a internet.Ā
Soporta el trabajo colaborativo a distancia
La gestiĆ³n documental en entornos de trabajo a distancia, hace referencia a la capacidad que tiene el sistema para permitir que mĆŗltiples personas puedan colaborar de manera efectiva en un mismo documento, incluso si su ubicaciĆ³n geogrĆ”fica no es la misma.Ā
Seguridad y encriptaciĆ³n
Al ofrecer seguridad y encriptaciĆ³n, se cuenta con medidas robustas para proteger los datos de una empresa y evitar violaciones y accesos no autorizados. Algunos de estos aspectos clave son: EncriptaciĆ³n de datos, identificaciĆ³n de usuarios y contraseƱas; restricciĆ³n y auditorĆa de acceso; y protecciĆ³n contra amenazas cibernĆ©ticas.
Un sistema de gestiĆ³n documental que cuente con estas caracterĆsticas ayuda a garantizar la seguridad de la informaciĆ³n empresarial, cumpliendo con las regulaciones de privacidad y protecciĆ³n de datos y evitando posibles riesgos relacionados con violaciones de seguridad digital.
AutomatizaciĆ³n de procesos
La automatizaciĆ³n de procesos, tambiĆ©n conocida como automatizaciĆ³n de flujo de trabajo, es una estrategia que optimiza la eficiencia y la calidad de los diferentes procesos empresariales al reducir la intervenciĆ³n humana y realizar tareas de forma automĆ”tica. Lo anterior, es esencial para agilizar y simplificar las operaciones de un negocio, aumentando la rentabilidad y el nivel de competitividad.Ā
Esto incluye aspectos como eficiencia y calidad, optimizaciĆ³n de tiempo, adaptabilidad y alertas y notificaciones.Ā
Firma electrĆ³nica avanzada
La firma electrĆ³nica avanzada es una caracterĆstica de vital importancia en un sistema de gestiĆ³n documental, ya que ofrece mĆŗltiples beneficios para las empresas. Esta funciĆ³n garantiza la integridad de los documentos firmados a travĆ©s del sistema, asegurando de esa manera que no existan alteraciones desde el momento de la firma. TambiĆ©n certifica la identidad de los firmantes, previniendo asĆ posibles negaciones de haber realizado la firma en el futuro.Ā
La firma electrĆ³nica avanzada no solo asegura la integridad y autenticidad de los documentos, sino que tambiĆ©n aporta beneficios en tĆ©rminos de validez legal, eficiencia operativa y seguridad.Ā
Ayuda en el cumplimiento de la normatividad
Al momento de una auditorĆa, una empresa debe estar preparada con todos sus documentos en regla, es en ese momento donde el sistema de gestiĆ³n documental toma importancia. Al momento de contar con todos los documentos fĆsicos tambiĆ©n en formato digital, se puede tener la seguridad de que los documentos de la empresa estĆ”n a salvo y almacenados con la normatividad necesaria.
Software de nĆ³mina: ĀæCĆ³mo vincularla con la gestiĆ³n documental?
Un software de nĆ³mina le permite a las organizaciones simplificar y automatizar los procesos, generando los pagos en el menor tiempo posible. Cuando una organizaciĆ³n desea implementar un sistema de nĆ³mina debe percatarse que dicho sistema cuente con la posibilidad de llevar una correcta gestiĆ³n documental de manera segura, debido a que muchas labores como el cargue de novedades, la gestiĆ³n de incapacidad, el almacenamiento de las hojas de vida, el libro fiscal de vacaciones de un empleado, etc, son tareas que requieren de un orden con el fin de administrar una nĆ³mina correctamente y de una forma indirecta, evitar sanciones legales. Cabe resaltar que una Ć³ptima gestiĆ³n documental, la cual se encuentra automatizada, puede agilizarlos procesos.Ā
Sinergy & Lowells:Ā MĆ”s de 20 aƱos liderando procesos de nĆ³mina en Colombia y Ecuador.
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